Wir organisieren Effizienz.
In öffentlichen Verwaltungen.
Software für die öffentliche Verwaltung – Digitalisierung
Bereit für die Herausforderungen von morgen
Unsere Software-Lösungen unterstützen öffentliche Verwaltungen nachweislich, Veränderungen erfolgreich für sich zu gestalten und ihre Organisation zukunftsfit zu machen.
Ermöglichen Sie in Ihrer Verwaltung effizientes Arbeiten, transparente Kooperation im Team und gewährleisten dabei eine hohe Produktivität. Praxiserprobt, intuitiv bedienbar und von hohem Nutzwert. Vom Organisationshandbuch über die Stellenbemessung bis hin zum Projektmanagement – wir stehen an Ihrer Seite. Typisch ibo.
ibo – erfahrener Partner
Dr. Hans-Georg Stambke, Geschäftsführer der ibo Software GmbH, begleitet Sie durch unser Produktportfolio
Der gesamte Public Sector steht momentan vor der Mammutaufgabe, eine Vielzahl von Prozessen zu digitalisieren. Einer der Gründe dafür ist beispielsweise, dass die Bundesregierung die Digitalisierung mithilfe von Gesetzen vorantreibt. Die Erwartungshaltung ist eindeutig: öffentliche Verwaltungen müssen in dieser schnelllebigen Welt flexibel reagieren können. Daraus resultiert nicht nur eine große Anzahl an Digitalisierungsprojekten, sondern die Menschen dahinter werden zunehmend mit neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten konfrontiert.
Und hier kommt ibo ins Spiel. Durch unsere langjährige Erfahrung in öffentlichen Verwaltungen kennen wir genau diese Herausforderungen und wissen unsere Lösungen gezielt einzusetzen. Als Expert:in in Organisationsthemen machen wir öffentliche Verwaltungen fit für die Arbeitswelt von morgen und helfen ihnen bei der digitalen Transformation.
So gelingt die digitale Transformation
Fünf Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung einer Verwaltung
- Standardisieren Sie Ihre hausinternen Prozesse.
- Arbeiten Sie mit erfahrenen Expert:innen für die öffentliche Verwaltung, die Sie in Ihrer aktuellen Situation abholen und beraten.
- Achten Sie auf einen Dienstleister, der höchsten Wert auf die Sicherheit seiner Software-Lösungen legt.
- Entscheiden Sie sich für Software-Produkte, die Sie innerhalb nur weniger Tage in Ihrer Organisation einführen können.
- Legen Sie einen großen Wert auf Dienstleister, die einen erstklassigen und vor allem schnellen Support bieten.
Software und Beratung für die Digitalisierung einer Verwaltung
Dank unserer langjährigen Zusammenarbeit mit Städten, Kommunen und Bundesministerien kennen wir die Herausforderungen der öffentlichen Verwaltungen und bringen unsere Expertise gezielt sein. Mit Hilfe unserer modernen und effizienten Software optimieren wir die Arbeitswelt und ermöglichen bessere Arbeitsergebnisse. Wir reduzieren Komplexität und verschaffen Mitarbeitenden mehr Zeit für das Wesentliche.
Digitalisierung
ibo Consulting
Stellenbemessung
ibo Personalbemessung
Organisation
ibo Aufbau-Manager
Prozesse
ibo Prometheus
Consulting
Expertise in Beratung bei der Digitalisierung einer Verwaltung
Die Arbeitswelt von morgen hält tiefgehende Veränderungen für öffentliche Verwaltungen bereit. Arbeit wird flexibler, virtueller und partizipativer. Als wertvoller Impulsgeber, Experte und Sparringspartner in allen Organisationsthemen nehmen wir Sie mit ins digitale Zeitalter. Unser Rundum-sorglos-Paket bietet Ihnen Schulungen, Installation und Consulting. Seit Jahrzehnten sind wir diesem Markt erfolgreich unterwegs, kennen die jeweiligen Ansprechpersonen und sind in der Lage, auf sämtlichen Ebenen sicher zu kommunizieren und zu beraten, egal ob mit dem Personalrat oder Mitarbeiter:innen in der Organisation.
Organisationsberatung öffentlicher Dienst
Wir wissen genau, wie öffentliche Verwaltungen arbeiten und was sie benötigen. Gemeinsam arbeiten wir immer wieder neue Funktionen und entwickeln somit passgenaue Lösungen für diese Branche. Bestens ausgebildete Trainer:innen schulen Ihre Mitarbeiter:innen zielgenau, damit sie die Arbeit mit unserer Software schnell als Entlastung und Unterstützung erkennen. Wir fokussieren uns sehr stark auf die Bedarfe der öffentlichen Verwaltung und bauen das auch in Zukunft weiter aus, um weiterhin unseren Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltung beizutragen.
Unsere Berater:innen unterstützen sogar bei ganz konkreten Projekten, z. B. bei der Modellierung von Prozessen oder der Durchführung von Organisationsuntersuchungen und Stellenbemessungen.
Stellenbemessung und Organisationsmanagement
Stellenbemessung öffentlicher Dienst
In puncto Stellenbemessung verfügen wir über einen großen Erfahrungsschatz in der öffentlichen Verwaltung – zum einen in Bezug auf den Einsatz unserer Software ibo Personalbemessung, aber auch insbesondere bezüglich der Unterstützung unserer Kund:innen bspw. durch Projekte in der Stellenbemessung oder Organisationsuntersuchung im öffentlichen Dienst und Kommunen.
Besonderer Fokus liegt bei Projekten in der öffentlichen Verwaltung auf der kontinuierlichen Überprüfung und Optimierung der Aufgaben und Prozesse, dem Aufbau einer passgenauen aufbauorganisatorischen Struktur sowie der angemessenen künftigen Steuerung der Personalressourcen.
Highlights der ibo Personalbemessung
✔ Effiziente Berechnung des Personalbedarfs
✔ Kostensenkung durch Vermeidung von Doppeltätigkeiten
✔ Simulation verschiedener Soll-Szenarien
✔ DSGVO-konforme Datenverarbeitung
✔ Flexible und individuelle Auswertungen
- Auswertung
- Vergleiche
- Stoppuhr
Aufgaben und Ziele im öffentlichen Dienst
Die Durchführung einer Stellenbemessung ist erforderlich, um den für eine Aufgabe oder für einen Prozess erforderlichen quantitativen und qualitativen Personalbedarf zu überprüfen und festzustellen. Das Ziel besteht darin, eine zeitgerechte Aufgabenerledigung mit angemessener Auslastung der Aufgabenverantwortlichen in einer definierten Prozessqualität zu erreichen, um der Anforderung einer sachgerechten und wirtschaftlichen Aufgabenerfüllung zu entsprechen.
Mit unserer Software erhalten Sie die Möglichkeit, sicher und effizient Ihren Personalbedarf zu ermitteln.
Stellenbemessung basierend auf dem Organisationshandbuch des Bundes (BMI)
Zahlreiche Bundesministerien, öffentliche Verwaltungen und u.a. auch die Deutsche Rentenversicherung nutzen unsere Software. Wir bieten das Rundum-sorglos-Paket. Aufgabenkataloge werden erstellt und die Erhebung durchgeführt. Dabei können unsere Kund:innen zwischen dem Einsatz von fünf Schätz- und zwei Messverfahren die am besten geeignete(n) Methode(n) auswählen. Nachdem der Ist-Zustand erhoben und transparent dargestellt wurde, werden Soll-Szenarien entwickelt und anschließend Kennzahlen ermittelt.
Die Software ibo Personalbemessung basiert auf dem Organisationshandbuch des Bundes (BMI).
Transparente Aufbaustrukturen mit dem ibo Aufbau-Manager
Der ibo Aufbau-Manager ermöglicht es, die Informationen Ihrer Aufbauorganisation endlich zentral an einer Stelle zu verwalten anstatt mehrere Systeme nutzen zu müssen. Damit schaffen wir Struktur und Transparenz und reduzieren in erheblichem Maße den Pflege- und Aktualisierungsaufwand.
Ein Großteil unserer Kund:innen kommt schon heute aus der öffentlichen Verwaltung und wir wissen, wie dieser Bereich arbeitet und was er benötigt. Mit unserer Software sind Sie in der Lage, Organigramme, Stellenbeschreibungen und Geschäftsverteilungspläne komfortabel auf Knopfdruck zu generieren.
Highlights vom ibo Aufbau-Manager
✔ Klare und strukturierte Aufbauorganisation
✔ Organigramme auf Knopfdruck
✔ Stellen- und Funktionsbeschreibungen im Handumdrehen
✔ DSGVO-konforme Datenverarbeitung
✔ Flexibel und individuell anpassbar
- Aufbauanalyse
- Organigramme
- Stellenbeschreibung
Bei Verwaltungsthemen – heute schon an morgen denken
Wir fokussieren uns schon heute sehr stark auf die Bedarfe der öffentlichen Verwaltung und orientieren uns an ihnen. Das wollen wir in Zukunft weiter ausbauen, um weiterhin unseren Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltung beizutragen. Denn bei allen Digitalisierungsthemen in Richtung der Bürger:innen ist es sehr wichtig, nicht die Verwaltung selbst aus den Augen zu verlieren.
Prozessmanagement
Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung
Prozesse sind Träger und gleichzeitig Treiber für eine erfolgreiche Veränderung und die digitale Transformation. Prozessmanagement spielt in diesem Zusammenhang eine tragende Rolle. In Anlehnung an das standardisierte Vorgehen aus dem Org-Handbuch des BMI und dem projekthaften Vorgehen aus dem Digi-Baukasten des BVA unterstützen wir mit unseren Werkzeugen für Prozessmanagement schon seit 1987 unsere Kunden aus dem öffentlichen Dienst dabei.
Vom Prozessmodell zum BPMN-Prozess
Die Prozesslandkarte einer Verwaltung betrachten wir aus verschiedenen Blickwinkeln. Beginnend beim Prozessmodell über End-2-End-Prozesse bis hin zum detaillierten BPMN-Prozess ziehen wir alle Ebenen und möglichen Hierarchien in die Gesamtbetrachtung mit ein.
Neben der Orientierung und Transparenz, geht es in der Analyse-Phase um die Optimierung der priorisierten Prozesse. Besonders Prozesse, die viele Ressourcen (VZÄ) binden, somit kostenintensiv sind oder eine besondere Außenwirkung haben stehen dabei genauso im Fokus wie Prozesse die rechtssicher oder digital zukunftsfähig umgestaltet werden müssen.
- Strategische Prozessorganisation
- BPMN
- Risikomanagement
- Workflowmonitoring
- Prozesse ausführen
Highlights von ibo Prometheus
✔ Modellieren Sie Ihre Prozesse zentral oder dezentral
✔ Produktivitätssteigerung durch Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe
✔ Hohe Transparenz aller Prozessschritte
✔ Vielschichtige Konfigurationsmöglichkeiten
✔ Risiken schnell erkennen und analysieren
Mehr Sicherheit und Akzeptanz
Durch die Beschäftigung mit den wichtigsten Prozessen und der nachhaltigen Organisationsstrategie lassen sich zukünftige Aufwendungen verlässlicher bewerten. Wenn die Werte transparent beziffert werden können, gewinnen Stakeholder mehr Sicherheit bei zukunftsfähigen Entscheidungen.
Die Beteiligung der betroffenen Bereiche in komplexen Prozessen durch interaktive Workflows und digitale Abstimmung spielt ebenfalls eine große Rolle für die Akzeptanz von neuen oder geänderten Prozessen und Verfahren.
Barrierearmes Prozessportal
Die Veröffentlichung von Prozessen in einem möglichst barrierearmen Prozessportal mit komfortabler Suche und der Verbindung zu den Fachanweisungen hilft maßgeblich bei der Akzeptanz.
Ziel dieses zyklischen Vorgehens ist eine kontinuierliche Aktualisierung der Daten und die Verzahnung zur Aufbauorganisation als wesentliche Voraussetzung für eine methodisch korrekte und aussagekräftige Fortschreibung Ihrer Prozesse in der gesamten Verwaltung.
Projektmanagement
Projektmanagement Software für die öffentliche Verwaltung
Digitalisieren Sie Ihre Projektmanagement-Prozesse innerhalb einer Woche!
Mit ibo netProject erhalten Sie eine Software-Lösung, die Ihnen innerhalb kürzester Zeit die Digitalisierung Ihres individuellen Projektmanagement-Vorgehens ermöglicht. Ob Sie sich zu dem Umfeld einer öffentlichen Verwaltung passend am Praxisleitfaden des BMI orientieren, eine andere Methodik anwenden oder einfach Ihr hausinternes Vorgehen digitalisieren möchten liegt bei Ihnen.
In jedem Fall unterstützt Sie unsere Projektmanagement-Software und stellt Ihnen alle Arbeitsprozesse integriert in einem System an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung – selbstverständlich auch Home-Office und Telearbeitsplatz geeignet. Die fachliche Einrichtung erfolgt technisch einfach. Sie benötigen keinerlei IT-Kapazitäten.
Digitales Projektmanagement im öffentlichen Dienst
Zentralisieren Sie Ihr Projektmanagement und etablieren Sie mit ibo netProject klar strukturierte Projektmanagement-Prozesse. Angefangen bei einer beschleunigten Projekt-Beauftragung, die durch einen elektronischen Workflow alle erforderlichen Informationen ohne Medienbrüche zusammenträgt.
Alle notwendigen Informationen und Unterlagen Ihres Projektes finden Sie stets an einem Ort. ibo netProject unterstützt sowohl Ihre hausinternen als auch behördenübergreifenden Projekte. Binden Sie externe Dienstleister unter Berücksichtigung von entsprechenden Berechtigungen ein.
Sorgen Sie für Transparenz in Ihrem gesamten Projekt-Portfolio: Mit ibo netProject haben Sie jederzeit den Status aller Projekt und deren Abhängigkeiten untereinander im Blick. Berichten Sie darüber per Knopfdruck Ihrer Dienststellenleitung und behalten Sie die gegebenen Ressourcenkapazitäten und Finanzbudgets stets unter Kontrolle.
Highlights von ibo netProject
✔ Projekte klassisch, agil oder hybrid planen
✔ Hausinterne sowie behördenübergreifende Projekte verwalten
✔ Multiprojektberichte über den Status, Kosten, Risiken
✔ Priorisieren Sie Ihr Projektportfolio nach hauseigenen Kriterien
✔ Alles in einer Plattform - ohne Medienbrüche
- Alle Projektkennzahlen in der Übersicht
- Projektrisiken im Blick
- Abhängigkeiten im Projekt-Portfolio
- Abhängigkeiten eines Projektes von anderen Projekten
- Persönliche Homepage
- Web-Formulare verknüpfen
- Agiles Projektmanagement mit dem Kanban-Board
- Hybrides Projektmanagement
- Projektaufgaben im Blick
- Multiprojektmanagement
- Projektpriorisierung
- Dokumente
- Projekte von unterwegs steuern
Warum Sie mit ibo netProject Ihren Projektmanagement-Prozess digitalisieren sollten
Analoges Projektmanagement ist wie eine Alpenwanderung auf dem Laufband! Michael Ziegler von der Kreisverwaltung Pinneberg erzählt von der ibo netProject-Einführung als umfassendes Projektmanagement-Tool. Wie also auch Ihr digitales Projektmanagement gelingen kann und Sie einen Digitalisierungsschub erfahren, können Sie in unserem Blog-Artikel lesen.
Digitalisierung in wenigen Tagen
Wir sind sehr stolz darauf, die digitale Transformation des gesamten Projektmanagements einer öffentlichen Verwaltung in wenigen Tagen effizient umzusetzen. Diese Effizienz ist ein Merkmal, welches sonst auf dem Software-Markt nicht vorzufinden ist. Es stellt ein außerordentliches Alleinstellungsmerkmal dar.
Haben wir Ihr Interesse zur Digitalisierung Ihrer Projektmanagement-Prozesse geweckt? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf – wir beraten Sie gerne.
Revisionsmanagement
Die Interne Revision einer öffentlichen Verwaltung
Mit unserem Revisionsmanagement bieten wir eine kundenzentrierte Lösung, die vollumfänglich Ihre Prüfungsplanung, die Prüfungsdurchführung, die Maßnahmenverfolgung bis hin zum Reporting unterstützt. Dabei spielt die Abbildung verwaltungsspezifischer Prüfthemen eine sehr große Rolle für die hohe Akzeptanz in der gesamten Abteilung.
Effizienz durch spezifische Adaption
Da wir im Bereich der Rechnungsprüfungsämter keine homogenen Vorgehensweisen vorfinden, ist es besonders wichtig jede prüfende Abteilung genau da abzuholen wo sie steht. Das gilt insbesondere für die Menschen und deren Wünsche nach Komfort und Effizienz für Ihren jeweiligen Arbeitsbereich.
Vor allem die spezielle Trainerunterstützung sichert die Adaption der Anwendung auf den jeweiligen Nutzer:innen. Das ist inzwischen dutzendfach erprobt und bewährt.
- Dashboard
- Prüfungsdurchführung
- Mehrjahresplan
Highlights von ibo QSR & ibo Audit
✔ Systembruchfreie Zusammenarbeit aller Revisior:innen
✔ Digitalisierung des gesamten Prüfungsprozesses
✔ Mehr Effizienz durch Workflows und automatisierte Abläufe
✔ Individuell konfigurierbare Risikobewertung
✔ Berichterstellung teil- oder vollautomatisiert
Gesamtpaket für eine erfolgreiche Digitalisierung
Im Bereich der Nachverfolgung von Feststellungen und Empfehlungen bieten wir ganz spezielle Funktionalitäten an die zum Mitmachen motivieren. Das ist derzeit einzigartig im Markt. Ein sehr wichtiger Punkt für die erfolgreiche Umsetzung ist auch unsere große Erfahrung im Umgang mit dem Umfeld einer öffentlichen Verwaltung wie Ausschreibungen, EVB-IT Verträge, Personalrat usw.
Somit bieten wir ein optimales Gesamtpaket für die Wünsche nach einem modernen und zukunftssicheren Arbeitsplatz.
Sicherheit
Sicherheit in allen Dimensionen.
Denn die Lösungen von ibo Software werden von fest angestellten Entwicklerteams nach kundenspezifischen Anforderungen geschrieben – sicher mit standardisiertem Testing und Hosting auf Servern in Deutschland. Dabei können Sie auch sicher sein, dass unser erstklassiger Support wirklich weiterhilft: qualifiziert, engagiert und gut erreichbar. Praxisnahe Schulungen für Anwender:innen machen unser Paket perfekt.
Zukunftssichere Software
Unsere Lösungen sind bewährt, erprobt und werden kontinuierlich weiterentwickelt. Dafür spüren wir die Trends von morgen auf und prüfen diese auf ihre Potenziale und Nachhaltigkeit. Dabei richten wir unseren Blick stets auf eine einfache, intuitive Bedienbarkeit.
Da wir wissen, dass die Sicherheit besonders in öffentlichen Verwaltungen von großer Bedeutung ist, stellen wir unsere Software auch in einer Cloud bereit, die zu dem Umfeld einer öffentlichen Verwaltung passend ist. Hier arbeiten wir beispielsweise schon mit der ekom21 zusammen.
Mehr zum zertifizierten Hosting
Präqualifizierung!
Bestätigte Qualität und Sicherheit durch die Präqualifizierung im Liefer- und Dienstleistungsbereich für öffentliche Aufträge.
ibo-Erfolgsgeschichten.
Erfolgsstorys von öffentlichen Verwaltungen
Mit der Zeit haben wir selbstverständlich einige Referenzen aufgebaut, nicht zuletzt durch unsere Projekte in den Bundesministerien und Rentenversicherungen. Die Übersicht stellt nun ganz sicher keine abschließende Referenzkundenliste dar. Mittlerweile haben wir viele Kund:innen, mit denen wir in den verschiedenen Themenbereichen eine treue und wertvolle Partnerschaft pflegen.
Deutsche Rentenversicherungen
Consulting & Personalbemessung
Die ibo Personalbemessung überzeugt nicht nur in der Anwendung der ibo Stoppuhr, sondern auch bei den beinhalteten Schätzverfahren, wie z. B. dem Mitarbeiterkapazitätsverteilungsverfahren oder dem Zeitklassenschätzverfahren.
Die Software wird mittlerweile von fast allen Rentenversicherungsträgern zur Durchführung von Stellenbemessungen verwendet. Jeder Rentenversicherungsträger profitiert somit von der Arbeit der anderen.
Regierungspräsidium Gießen
Projektmanagement
Durch die Software lassen sich einheitliche und standardisierte Abläufe schneller und einfacher realisieren. Alle Projekte werden dadurch dokumentiert. Durch die Projektinitiative können alle Mitarbeiter:innen Projektideen veröffentlichen, gleichzeitig kann das Team über die Durchführung von Projekten mit entscheiden. Projekte können am Ende eines Jahres zielgerichtet für das kommende Jahr geplant werden – der „Überraschungseffekt“ lässt nach.
Stadt Allendorf (Lumda)
Organisationsmanagement
Mit dem ibo Aufbau-Manager digitalisiert die Stadt Allendorf (Lumda) alle ihre Stellenbeschreibungen und Aufgabengliederungspläne, die bisher nur in Papierform vorlagen. Die relationale Datenbank ermöglicht die effiziente Anpassung von Inhalten mit nur wenigen Mausklicks. Alle erzeugten Ergebnisse werden strukturiert und revisionssicher abgelegt.
Viele Kommunen im Landkreis nutzen die Software ebenfalls und profitieren vom regelmäßigen Austausch untereinander.
Workshops und Weiterbildung
Bestmögliche Unterstützung
Die Einführung unserer Software-Lösungen erfolgt auch bei öffentlichen Verwaltungen innerhalb kürzester Zeit. Unsere erfahrenen Trainer:innen konfigurieren die Anwendung hierbei nicht nur nach den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Verwaltung, sondern schulen auch alle betroffenen Mitarbeiter:innen. Nach nur wenigen Tagen ist man einsatzbereit. Alle Produkte sind telearbeitsplatzfähig, sodass wir einen Beitrag zum modernen und flexiblen Arbeitsplatz leisten. Bei weiterführenden Fragen hilft unser erstklassiger Support schnell weiter. Abgerundet wird unser Leistungsspektrum durch das Seminarangebot der ibo Akademie, die fachliche Weiterbildungen und Zertifikate zu unseren Themenfeldern bietet.
Weiterbildungen, Seminare & Zertifikate
Mit gezielten Weiterbildungsangeboten, Lernreisen, Zertifikaten, E-Learnings und wertvollem Wissenstransfer unterstützen wir Sie dabei, exzellente Organisations- und Methodenkompetenz zu erwerben, Ihre persönliche Weiterentwicklung und lebenslanges Lernen zu stärken. Das fördert Ihre Handlungskompetenz und Position in Ihrer Verwaltung und ermöglicht, an zentralen Entscheidungen souverän mitzuwirken.
Veranstaltungen für die öffentliche Verwaltung
ibo Branchentag Aufbauorganisation
Rückblick
Unsere Veranstaltung „Gestalten oder Verwalten? Digitalisierung des öffentlichen Dienstes“ richtete sich an alle öffentlichen Verwaltungen, die sich dem Thema Digitalisierung verschrieben haben und gleichzeitig an all jene, für die dieses Thema eher als notwendiges Übel erscheint.
