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Prozessanalyse
Optimieren Sie Ihre Prozesse!
Geht es um die Prozesse im Unternehmen, fallen einem sofort Begriffe wie Effizienz, Qualität, Optimierung ein. Doch um strategische wie operative Entscheidungen bezüglich des optimalen Prozessdesigns zu unterstützen, ist zunächst eine "Bestandsaufnahme" in Form einer Prozessanalyse notwendig. Sie hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren, Ressourcen optimal einzusetzen und Ihr Unternehmen an sich ändernde Anforderungen anzupassen.
Was ist Prozessanalyse?
Die Prozessanalyse ist eine Tätigkeit im Prozessmanagement um quantitative Daten von Prozessen zu ermitteln.
Der Begriff wird im Sinne von ordnen, sortieren oder aufbereiten verwendet. Es geht somit um eine wertfreie Bestandsaufnahme. Die Analyse ist demnach klar von der Prozessanforderungsermittlung zu trennen, in der wertend zu den erhobenen und analysierten Sachverhalten Stellung genommen wird.
Warum Prozessanalyse?
Der Nutzen der Prozessanalyse besteht darin, strategische wie operative Entscheidungen bezüglich des optimalen Prozessdesigns zu unterstützen. Denn wie ein Ablauf idealerweise gestaltet wird, hängt davon ab, inwieweit er seine Prozessziele erreicht. Mit der Prozessanalyse kann quantifiziert werden, wie schnell, teuer oder fehlerbehaftet alternative Prozessdesign sind. Die Zeit-, Kosten- und Qualitätsdaten von Prozessen ermöglichen es, sich für die "beste" Prozesslösung mit dem höchsten Zielerreichungsgrad zu entscheiden.
Wo kommt die Prozessanalyse zum Einsatz?
Die Ergebnisse der Prozessanalyse werden zu verschiedenen Anlässen im Prozessmanagement benötigt, wie zum Beispiel bei der
SWOT-Analyse im Strategischen Prozessmanagement
Beim Prozesscheck von Wertschöpfungsketten helfen die Daten der Prozessanalyse zu überprüfen, ob die End-to-end-Prozesse auf die Unternehmensstrategie und Erfolgsfaktoren ausgerichtet sind.
Prozessvision im Design Thinking für End-to-end-Prozesse
Die Wirkungen grundlegender Prozesslösungen wie Prozessautomatisierung, Business Process Outsourcing oder Customer Journey Mapping auf den Unternehmenserfolg werden durch Zeit-, Kosten- und Qualitätsdaten aus der Prozessanalyse unterstützt.
Ermittlung von Ist-Prozessen in der Prozessoptimierung
In Projekten wie Business Process Reengineering, Six Sigma oder Wertstromanalyse bilden die Werte aus der Prozessanalyse die Basis, um systematisch Schwachstellen zu ermitteln und deren Ursachen zu analysieren.
Bewertung von Soll-Prozessen in der Prozessoptimierung
Wie sich prozessuale, organisatorische, personelle und IT-technische Gestaltungsansätze auf die Leistungskennzahlen von Prozessen auswirken wird mit Daten aus der Prozessanalyse untermauert.
Prozessleistungsmessung und -controlling im KVP
Um Prozesse kontinuierlich zielorientiert zu steuern, werden die Ist-Prozesswerte permanent von KVP-Teams erhoben, analysiert und den KPIs gegenübergestellt.
Mit welchen Methoden werden Prozesse analysiert?
Grundsätzlich kann die Prozessanalyse auf Basis von aktuell gemessenen Zahlen oder anhand von Prozessmodellen erfolgen. Die echtzeitbasierte Analyse erfolgt vor allem im KVP für Routineprozesse durch technische Lösungen wie Process Mining oder Prozessmonitoring. Für agile Prozesse werden manuelle Verfahren wie Befragungen, KVP-Workshops oder auch Selbstaufschreibungen bevorzugt eingesetzt, um Zeit-, Kosten- und Qualitätsmetriken laufend zu analysieren.
Im Rahmen der projektorientierten Prozessoptimierung erfolgt die Prozessanalyse in der Regel anhand von Prozessmodellen wie BPMN-Diagramme, Wertstromdiagramme oder Flowcharts. An die Prozessdaten gelangt man entweder direkt mit Process Mining oder speziellen Methoden der Prozessanalyse wie Wertstrom-Analyse, Laufzettel oder Multimomentstudien.
Die so erhobenen Objektmengen von Start- und Endereignissen, Durchlaufzeiten von Prozessaktivitäten oder prozentuale Verteilschlüssel von verzweigten Prozesspfaden werden an die jeweiligen BPMN-Symbole vermerkt. Mittels Durchlaufzeitanalyse oder Prozesskostenrechnung werden dann die Ist-Prozesskennzahlen des gesamten BPMN-Diagramms analysiert.
Um bei der Prozessoptimierung verschiedene Gestaltungsoptionen durchzuspielen, bieten sich Prozesssimulationen an. Dabei werden die Wirkungen alternativer Soll-Prozesse auf die Zeit-, Kosten- und Qualitätsmetriken analysiert.
Lernen Sie die Möglichkeiten der Prozessanalyse genauer kennen!
Welche Prozessziele gibt es grundsätzlich bei der Prozessanalyse?
Prozessziele sind angestrebte Zustände oder erwünschte Wirkungen von Prozessen. Sie sind in der Regel strategischer Natur, das heißt, sie sind langfristiger und grundlegender ausgelegt. In Projekten zur Prozessoptimierung oder beim KVP geben sie die Richtung der Verbesserungen an.
Prozessziele können in folgende fünf PENTA-Kategorien unterschieden werden:
Produktivität
ist eine Zielkategorie, in der der mengenmäßige Input und Output eines Prozesses sowie deren Beziehung zueinander verfolgt werden.
Effizienz
ist eine Klasse von Zielen, die sich auf den qualitativen Input und Output eines Prozesses sowie deren Verhältnis zueinander beziehen.
Nettogewinn
ist eine Gruppe von Zielen, die den finanziellen Input und Output von Prozessen sowie deren Relation im Fokus haben.
Transparenz
ist eine Zielkategorie, die besagt, dass Prozessmodelle realistisch und nachvollziehbar gestaltet und dokumentiert werden sollen.
Acceleration (Prozessbeschleunigung)
ist eine Klasse von Zielen, die die Anforderung beinhalten, Prozesse und deren Elemente schneller zu gestalten.
Analysemöglichkeiten anhand fünf Kernziele der Prozessorganisation
Für jede der fünf PENTA-Zielkategorien gibt es jeweils drei Prozessziele.
PENTA-Zielkategorie | Prozessziel | Prozesskennzahl |
|---|---|---|
| Produktivität | Hohe Kapazitätsauslastung Hohe Prozessleistung Hohe Prozessproduktivität | Work in Progress (WIP) / Zeiteinheit, Auslastungsgrad Objektmenge / Zeiteinheit, Durchsatz / Zeiteinheit Kapazitätsbedarf / Durchsatz |
| Effizienz | Hohe Ergebnisqualität Hohe Prozessqualität Hohe Prozesseffizienz | Anzahl erwünschter Prozessergebnisse / Objektmenge, Outcome Fehlerquote, First Pass Yield, Rolled Throughput Yield, cpk Kapazitätsbedarf / Outcome |
| Nettoertrag | Hohe Prozesserträge Niedrige Prozesskosten Hohe Wirtschaftlichkeit | Anzahl erwünschter Prozessergebnisse x Erlöse Durchschnittliche Prozesskosten Gesamtprozess, Pfadkosten Prozessertrag / Prozesskosten |
| Transparenz | Hohe Prozesstransparenz Hohe Prozessvariabilität Hohe Prozessstandardisierung | Prozessumfang (Anzahl Prozesselemente) Pfadzahl (Variantenzahl) Pfadzahl / Anzahl Standardprozesse, Pfadhäufigkeit |
| Acceleration (Beschleunigung) | Kurze Durchlaufzeit Hohe Zeiteffizienz Hohe Liefertreue | Durchschnittliche Durchlaufzeit Gesamtprozess, Pfadzeit Flussgrad, Bearbeitungszeit/Durchlaufzeit OTIF, Anzahl pünktlich gelieferter Lieferungen / Anzahl Lieferungen |
Wozu braucht man neben Prozesszielen noch Prozesskennzahlen?
Prozessziele geben die Richtung der Prozessoptimierung oder des KVP vor. Mit Prozesskennzahlen kann man den Fortschritt der Zielerreichung operationalisieren. Beispielsweise kann das Prozessziel, die aktuelle Durchlaufzeit des Purchase-to-Pay-Prozesses um 40 % zu verkürzen, durch die KPI konkretisiert werden, die Durchschnittliche Durchlaufzeit des Beschaffungsprozesses im kommenden Jahr je Quartal um einen Tag zu beschleunigen.
In der Praxis kommen jeweils eine Reihe von Prozesskennzahlen in Frage, um die jeweiligen Prozessziele zu unterfüttern. In der obigen Tabelle werden geeignete Prozessmetriken für die jeweiligen PENTA-Ziele aufgeführt.
Wie geht man bei der Prozessanalyse vor?
Schritte der Prozessanalyse
- Prozessbereich abgrenzen
- Prozessmodellierung
- Prozessziele priorisieren
- Prozesskennzahlen bestimmen
- Methode zur Prozessanalyse festlegen
- Prozesskennzahlen ermitteln und aufbereiten
Prozessbereich abgrenzen
Schritt 1
Zunächst wird der End-to-Prozess oder Teilprozess identifiziert, der analysiert werden soll. Bei der Definition von Prozessstart und -ende kann man sich an der unternehmensspezifischen Prozesslandkarte oder Prozessarchitektur orientieren.
Prozessmodellierung
Schritt 2
Liegt noch keine Prozessdokumentation des zu analysierenden Prozesses vor, ist dieser zunächst mit dem firmenspezifischen Modellierungsstandard zu visualisieren. Ansonsten werden bestehende BPMN-Diagramme oder Flowcharts zum Beispiel auf Basis von Process Mining oder anderen Analysemethoden aktualisiert.
Prozessziele priorisieren
Schritt 3
Prozessanalyse ist kein Selbstzweck. Der mitunter hohe Analyseaufwand lohnt sich, wenn der Fokus auf die Prozessziele gelegt wird, die erfolgskritisch für das Unternehmen sind. Um die Ziele eines konkreten Prozesses zu priorisieren, empfiehlt sich ein Top-Down-Vorgehen. Dabei wird zunächst auf der Ebene der fünf Zielkategorien eine Gewichtung vorgenommen. Ob dann bei den PENTA-Zielen die Priorität beispielsweise auf Beschleunigung, Effizienz oder Transparenz liegt, hängt vor allem von der Unternehmensstrategie, den Kernkompetenzen sowie den kritischen Erfolgsfaktoren ab. Gibt es in den jeweiligen Zielkategorien Schwerpunkte, können die Prozessziele auch auf dieser Ebene nochmals priorisiert werden.
Prozesskennzahlen bestimmen
Schritt 4
Im nächsten Schritt sind die Prozesskennzahlen festzulegen, mit deren Hilfe man in Bezug auf die priorisierten Prozessziele die Leistung eines Prozesse im Laufe der Zeit verfolgen kann. Beispielsweise eignen sich WIP oder Durchsatz für Produktivität, First Pass Yield (FPY) oder cpk-Prozessfähigkeitsindex für Effizienz oder Durchlaufzeit und OTIF für Beschleunigung.
Methode zur Prozessanalyse festlegen
Schritt 5
Je nach zu messende Prozessdaten eignen sich verschiedenen Analysetechniken. Beispielsweise ist unter den manuellen Werkzeugen der Laufzettel die passende Analysemethode um Bearbeitungs-, Liege- und Durchlaufzeiten zu ermitteln. Selbstaufschreibungen eigenen sich für Mengenerhebungen. Technisch durchgeführte Prozessanalysen haben in der Regel ein breites Einsatzspektrum. Mit Process Mining können beispielsweise sowohl Mengen, Zeiten als auch Varianten von Prozessen exakt analysiert werden. Die Auswahl der geeigneten Methode zur Prozessanalyse erfolgt schließlich auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten.
Prozesskennzahlen ermitteln und aufbereiten
Schritt 6
Die letzte Phase der Prozessanalyse betrifft zum einen die Durchführung der Analysemethode. Je nach Einsatzszenario kann sie entweder einmalig im Rahmen eines Projekte zur Prozessoptimierung oder permanent beim KVP erfolgen. Zum anderen werden die erhobenen Prozessdaten zielgruppengerecht aufbereitet. Dies kann beispielsweise in Projekten in Form eines Soll-Ist-Vergleichs der Prozesskennzahlen als Entscheidungsvorlage erfolgen. In der kontinuierlichen Prozessoptimierung dienen KVP-Tafeln oder Andon Boards dem visuellen Management von Prozesskennzahlen.
Vorteile einer professionellen Software-Lösung bei der Prozessanalyse
Die Verwendung von Software-Tools bei der Prozessanalyse bietet zahlreiche Vorteile. Hier finden Sie eine Auswahl.
| Detaillierte Prozessabbildung Software-Tools können komplexe Prozessstrukturen bis auf Mikroebene darstellen, was eine tiefgreifende Analyse ermöglicht. | Prozessbenchmarking Durch den Vergleich von Leistungsindikatoren können Software-Tools dabei helfen, Prozesse anhand von Benchmarks zu bewerten und Potenziale für Verbesserungen aufzuzeigen. | |
| Datengetriebene Entscheidungsfindung Die Bereitstellung von Daten und Analysen unterstützt eine objektive und fundierte Entscheidungsfindung. | Automatische Datenerfassung Im Gegensatz zu manuellen Methoden können Tools automatisch Daten aus verschiedenen Quellen erfassen und für die Analyse aufbereiten. | |
| Zeit- und Kostenanalyse Tools bieten Funktionen zur Analyse der Zeit- und Kostenaspekte von Prozessen, um Ineffizienzen und Kostentreiber zu identifizieren. | Risikoanalyse Sie können dazu beitragen, potenzielle Risiken in Prozessen zu identifizieren und Maßnahmen zu ihrer Minderung zu planen. | |
| Engpassanalyse Mit Hilfe von Tools können Engpässe in Prozessen erkannt und analysiert werden, um den Durchsatz zu optimieren. | Kapazitätsplanung Tools können genutzt werden, um die Kapazitätsplanung zu unterstützen, indem sie zeigen, wo Ressourcen über- oder unterbeansprucht werden. |
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