Die Zusammenarbeit von Berufsgenossenschaft Holz und Metall und ibo

Nach Untersuchung verschiedener Lösungsansätze überzeugte die Software ibo Personalbemessung bereits nach der ersten Vorstellung mit ihrem durchdachten, in sich abgerundeten Konzept, das zudem den Anforderungen des SGB IV gerecht wird. Wir konnten die bereits vorhandenen Aufgabenkataloge fortschreiben und modifizieren. Es sind verschiedene Erhebungstechniken möglich und das Preis-/Leistungsverhältnis stimmt. Die ibo-Mitarbeiter haben uns in ihrer Offenheit und Kompetenz überzeugt.

Wir haben eine flächendeckende, d. h. quer durch die gesamte BGHM gehende Untersuchung durchgeführt. Alle Bereiche wie z. B. Rehabilitation, Prävention, Strategie, Finanzen, Mitgliedschaft und Beitrag, Personal, Datenverarbeitung und sogar die Bildungsstätten wurden untersucht – insgesamt rund 3.600 Arbeitsplätze/Personen.

Wir nutzten einen Mix aus verschiedenen Erhebungsformen. Führungskräfte auf der Abteilungsleiter-Ebene und exponierte Stellen wurden nach der Arbeitsplatzmethode gesetzt. Große Bereiche mit vielen identischen Arbeitsplätzen wurden repräsentativ untersucht. Letzten Endes haben wir uns für ein Mitarbeiterkapazitätsverteilungsverfahren entschieden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schätzten anonym und auf freiwilliger Basis ihre Arbeitsmengen und Bearbeitungszeiten zu den definierten Aufgaben.

Wir konnten mit der Software in kurzer Zeit gemäß der gesetzlichen Anforderung eine für die Anwender schnell und einfach zu bearbeitende Möglichkeit der Erfassung anbieten. Durch die Einbindung als Webanwendung mit den windowsüblichen Werkzeugen in unser bestehendes Intranet, das allen Beschäftigten zur Verfügung steht, war das Erheben der Daten problemlos möglich. Auch die anschließende Weiterverarbeitung und Analyse der Daten war mit der Software einfach zu bewerkstelligen.

Die neun Monate rechnen sich vom Beginn der ersten Erhebungen bis zur Ergebnisfeststellung und abschließenden Dokumentation. Für die Zeit der vorbereitenden Arbeiten und Schulung müssen wir noch zwei bis drei Monate dazu rechnen. ibo hat uns in zwei Workshops im Umgang mit dieser Software sehr gut geschult und in allen Phasen, von der Systeminstallation, der Anwendung bis hin zur Auswertung der Ergebnisse jederzeit kompetent und zeitnah beraten und unterstützt.

Die Software wurde mit Unterstützung von ibo sowie unserer IT installiert und allen Mitarbeitern über das Intranet per Webanwendung zur Verfügung gestellt. Zuvor mussten Personalvertretung und die Gleichstellungs- bzw. Datenschutzbeauftragte eingebunden werden, sowie die entsprechenden Grundparameter für die Erhebung festgelegt werden wie bspw. regelmäßige Arbeits-, Urlaubs- und durchschnittliche Krankheitszeiten.

Mit Hilfe eines schlanken Leitfadens, der die wesentlichen Punkte zur Anwendung der Software beschreibt und ebenso im Intranet abgelegt sowie auch bei Programmaufruf zur Verfügung stand, konnte der Aufwand für Schulungen/Informationsveranstaltungen deutlich reduziert werden. Ebenso konnten über das Programm zum Teil Berechnungen gemacht werden und über die angebotenen Import- und Exportfunktionen einiges an „Handarbeit“ gespart werden.

Wir sind mit der Betreuung und Unterstützung sehr zufrieden. Das betrifft sowohl die Betreuung und Schulung vor Ort, wie auch die Fernbetreuung. ibo hat zeitnah, kompetent und flexibel auf unsere verschiedenen Bedürfnisse und Anliegen reagiert. Wir können das Produkt bedenkenlos weiterempfehlen.

Auf jeden Fall!