Die Zusammenarbeit von Hochwald Foods GmbH und ibo

Die Implementierung gestaltete sich aufgrund der intern vorhandenen Vorkenntnisse rund um ibo QSR und der zielgerichteten Unterstützung durch ibo sehr einfach. Der praxisnahe Einführungs-Workshop wurde, neben dem Customizing der Anwendung, zur Abbildung der modellierten Prozesse und vorbereitenden Dokumentvorlagen in ibo QSR und zur Integration von ibo Audit Follow-up genutzt.

Aufgrund des kompletten Neuaufbaus der Internen Revision für die Hochwald Gruppe ist dies schwierig zu beantworten. Grundsätzlich kann man jedoch sagen, dass aufgrund der durchgehend digitalen, medienbruchfreien Ausgestaltung der Revisionsprozesse im Vergleich zur klassischen „von Schnittstellen geprägten“ Tätigkeit (bspw. Bericht schreiben, ausdrucken, unterschreiben und als PDF einscannen, Follow-up per E-Mail oder Telefon) entsprechende Effizienzgewinne erkennbar sind Zudem ist so eine weitgehend ortsunabhängige Arbeit möglich, was – gerade in der aktuellen Zeit – einen wesentlichen Erfolgsfaktor darstellt.

Wir nutzen folgende Bereiche:

Prüfungsplanung:

• Prüfkatalog/Rahmenprüfplan/Audit Universe
• Mehrjahres- und Jahresplanung (risikoorientiert)
• Ressourcenplanung - Auftragsdisposition (Wo stehen wir?)
  

• Prüfungsziel und Strategie
• Prüfungsfragen, Feststellungen, Maßnahmen (Textbausteine)
• Prüfungsdokumentation
• (Automatische) Berichtserstellung (Report oder Word)
  

• Reports Follow-up-Tools: - ibo Audit Follow-up

Die risikoorientierte Prüfungsplanung erfolgt vollständig in ibo QSR auf Basis der integrierten Mehrjahresplanung i. V. m. dem hinterlegten Risikoanalyseverfahren. Hier konnten wir sowohl bzgl. des Prüfungskatalogs als auch im Hinblick auf die Risikoanalyse alle relevanten Parameter abbilden. Die Durchführung inkl. Follow-up erfolgt über ibo QSR in Verbindung mit ibo Audit Follow-up. Berichte werden dabei über eine in ibo QSR integrierte Vorlage mittels Word erstellt und direkt in ibo QSR gespeichert und bearbeitet. Selbst die Rückmeldungen der geprüften Bereiche und die Kenntnisnahme der Berichte sind in das System eingebunden und werden so ausführlich dokumentiert. Des Weiteren können über die vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten die Berichtspflichten nahezu vollständig abgebildet werden.

ibo QSR ist zusammen mit ibo Audit Follow-up die zentrale Anwendung der Internen Revision und in dieser Ausgestaltung auch der „Single Point of Documentation“. Alle revisionsspezifischen Tätigkeiten und Unterlagen, einschließlich Rückmeldungen der Fachbereiche, werden an einem zentralen Ort vorgehalten und sind ortsunabhängig verfügbar. Zudem erleichtert und automatisiert insbesondere ibo Audit Follow-up den Berichtsversand (inkl. dokumentierter Kenntnisnahme), sowie das Follow-up als Ganzes, deutlich

Insbesondere ibo Audit Follow-up stellt für die geprüften Bereiche einen sichtbaren Mehrwert dar. Aufgrund des weitgehend selbsterklärenden Aufbaus der webbasierten Anwendung war die Akzeptanz, mit wenigen Ausnahmen und nach einer kurzen Einführung, von Anfang an hoch. Über die Auswertungen aus ibo QSR kann die Managementebene zudem einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand der Revisionsprüfungen, sowie zugehöriger Feststellungen und Maßnahmen – inkl. Bearbeitungsstand – erhalten. Dies trifft sowohl für die Geschäftsführung als auch für die Führungskräfte aus den jeweiligen Bereichen zu und sorgt im positiven Sinne für eine entsprechend hohe Transparenz.

Die Unterstützung seitens ibo war und ist stets pragmatisch und zielführend. Bestehende Probleme werden durch die Mitarbeiter:innen von ibo – vom Support über die Entwicklung bis hin zum kaufmännischen/vertrieblichen Bereich – unkompliziert und zeitnah gelöst.

Die Einführung von ibo QSR und ibo Audit Follow-up war in Verbindung mit dem Aufbau der Internen Revision eine konsequente, vielleicht sogar die wesentlichste Maßnahme zu der von Anfang an geplanten, vollständig digitalisierten Abbildung der Prozesse und hat insbesondere auch im Hinblick auf Covid19 gezeigt, dass auf dieser Basis auch im Home-Office oder generell über Entfernungen hinweg eine zielgerichtete Arbeit möglich ist.

Stellen Sie auch weiterhin Ihre Kund:innen in den Mittelpunkt und bieten ihnen durch Ihre Software-Lösungen den Mehrwert, den sie bei ihrer täglichen Arbeit brauchen