Die Zusammenarbeit von Sparkasse Langen-Seligenstadt und ibo

Als 2004 ibo netProject angeschafft wurde, wurde damit eine andere Projektmanagement-Software abgelöst. Damals wurde sich auf die wichtigsten Funktionen konzentriert und erst im Laufe der Jahre haben wir die Nutzungstiefe des Programms für uns entdeckt. Besonders das Team Betriebsorganisation, das viel in Projekten und Maßnahmen arbeitet, profitiert von der Software. Seit letztem Jahr gibt es regelmäßige Austauschrunden mit allen Projektleitern, die zu einer weiteren Steigerung der Nutzungseffizienz geführt haben. So erhalten alle Projektleiter sehr schnelle und gute Rückmeldung zu bislang weniger genutzten Features, die in Testprojekten zum Einsatz kamen. In diesem Zusammenhang ist auch die Nutzung von ibo netProject für Maßnahmen zu sehen, die seit letztem Jahr getestet wird – während der laufenden Probephase ist diese Nutzung noch auf die Betriebsorganisation beschränkt.

Neben der Projektplanung nutzen wir vor allem auch die vielfältigen Berichtsmöglichkeiten, die die Software bietet und die Dokumentenablage. Darüber hinaus profitieren die Projektteams von der Protokoll-Funktion. Die Protokolle werden direkt in der Software erstellt, das Ergebnis kann dann nach dem Meeting per E-Mail mit PDF-Anhang verteilt werden. In der Antragsphase setzen wir den programmeigenen Initiativen-Workflow ein, der den Prozess von der Projektidee bis zur Genehmigung des Projektantrags begleitet.

Für die meisten Projekte wird die grobe Planung der wichtigsten Aufgaben und Meilensteine vorgenommen. Dabei können auch schon wichtige Fertigstellungs- bzw. Umstellungstermine berücksichtigt werden. Mit dem Projektstrukturplan und den Gantt-Diagrammen bietet ibo netProject das Handwerkszeug, um diese Planung sinnvoll zu konzipieren und auch grafisch aufzubereiten. Das Gantt-Diagramm, aber auch die Aufgabenberichte werden häufig auch als Bestandteil der Statusberichte mitversendet.

Aktuell gibt es mindestens ein bis zwei Berichtserstellungen im Laufe eines Projektes. Dabei nutzen wir verschiedene Freitextfelder und einige Attribute für die Meldung von Kenngrößen. In Planung ist jedoch ein kürzerer Rhythmus, dafür soll dann verstärkt mit Kenngrößen und nur noch vereinzelt mit Texten gearbeitet werden. Die genaue Vorgehensweise wird in Kürze in den Projektleiterrunden vorgestellt und abgestimmt.

Es wird weiterhin das bereits bestehende, mindestens vierteljährlich tagende, Gremium aus Führungskräften aus Interner Revision, Unternehmenssteuerung, Organisation & IT, Marketing, Marktbereichsleitung und Personalwesen informiert. Diese Führungskräfte dienen als Multiplikatoren in die gesamte Führungsgruppe.

Planung, Koordination des Projektportfolios sowie Unterstützung bei Berichtserstellung und Softwarebetreuung auf Anwenderseite erfolgen durch zwei Mitarbeiter:innen der Betriebsorganisation. Vierteljährlich tagt das Gremium als Projektplanungs- und -koordinationsteam – bei der Jahresplanung der Projekte öfter. Die jährliche Projektplanung mit vereinzelter unterjähriger Nachplanung, Projektpriorisierung und die Berichte laufen immer über den Gesamtvorstand und den Personalrat. Diese Berichte dienen ggf. als Beschluss bei Projekten.

22 Projekte und diverse Maßnahmen. Diese sind noch nicht alle über ibo netProject abgebildet. Bisher sind es die Maßnahmen der Abteilung Organisation und IT.

Wir haben drei Prioritätsstufen definiert: Prio 1

• Roll-out FI
• Hohe Bedeutung für Geschäftsstrategie
• Hohe Wirkung/Auswirkung in/auf Gesamthaus
• Aufsichtsrechtliche Themen
• Rechtliche Änderungen mit großer Tragweite (VKR u. Ä.)
• Hohe Anzahl abhängiger Projekte
• Lebenszyklusphase Projekt: keine Unterbrechung

• Mittlere Bedeutung für Geschäftsstrategie
• Mittlere Wirkung/Auswirkung in/auf Gesamthaus
• Rechtliche Änderungen mit mittlerer Tragweite (P-Konto u. Ä.)
• Mittlere Anzahl abhängiger Projekte
• Lebenszyklusphase Projekt: Unterbrechung möglich

• Geringe Bedeutung für Geschäftsstrategie
• Geringe Wirkung/Auswirkung in/auf Gesamthaus
• Rechtliche Änderungen mit geringer/keiner Tragweite
• Geringe/keine Anzahl abhängiger Projekte
• Lebenszyklusphase Projekt: Unterbrechung möglich

• Auswirkung auf andere Projekte, Leistungen, Arbeitskreise, Produkte u. Ä.
• Beitrag zur Verstärkung der Kundenorientierung
• Wirkung auf die Produktqualität
• Längerfristige Auswirkungen auf das Image der SLS
• Potential zur Beschleunigung/Optimierung von Prozessen, Durchlaufzeiten (DZ) u. Ä.

FI-Rollout Auslandsgeschäft (Systemmigration von der Helaba auf die FI), Einführung Mitarbeiter-Info-Portal, Einführung eines Sach- & Anlagenmanagement-Tools, Einsatzmöglichkeiten Pen-Pad, Qualitätssteigerung in der Anlageberatung (FI-Tool), Umsetzung der SEPA-Migrationsverordnung …

Die Software bietet gerade für Mitarbeiter:innen, die viel in Projekten und projektartigen Arbeitskreisen unterwegs sind, eine sehr gute Planungs- und Steuerungsmöglichkeit. Allerdings muss man sich zu Beginn mit ibo netProject auseinandersetzen, um all die nützlichen Features zu entdecken und anwenden zu können. Im Hinblick auf das neue Frontend der aktuellen Version hat ibo hier noch einiges optimiert und wir sind gespannt, wie die orga-fremden Nutzer auf die neue Version reagieren werden.