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Personalbedarfsplanung
Schlüssel zur strategischen Unternehmenssteuerung
Die Personalbedarfsplanung ist ein fundamentaler Bestandteil des strategischen Personalmanagements und bildet die Grundlage für eine effiziente und zukunftsorientierte Unternehmensführung. In Zeiten dynamischer Marktveränderungen, technologischer Innovationen und demografischer Herausforderungen gewinnt eine präzise und vorausschauende Planung des Personalbedarfs zunehmend an Bedeutung. Sichern Sie sich einen Wettbewerbsvorteil durch präzise Personalbedarfsplanung.
Definition und Bedeutung
Personalbedarfsplanung umfasst alle systematischen Prozesse und Maßnahmen zur Ermittlung, Analyse und Deckung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs einer Organisation.
Sie zielt darauf ab, die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen.
Was ist der Unterschied zwischen Personalbemessung und Personalbedarfsplanung?
Bei der Personalbedarfsermittlung liegt der Fokus darauf den Ist-Zustand zu erheben. Also zu ermitteln, wie viele Beschäftigte im betreffenden Jahreszeitraum in welcher Organisationseinheit notwendig waren, um die anfallenden Aufgaben zu erledigen. Die Personalbemessung ist die Basis für eine langfristige Personalplanung und ein wesentliches Instrument der Personalressourcensteuerung.
Die Personalbedarfsplanung umfasst Methoden, mit denen ein Blick in die Zukunft geworfen werden kann. So können bereits heute verschiedene Szenarien analysiert werden, um zukünftigen Ressourcen vorausschauend zu planen, Personalplanung voranzutreiben und in einer sich verändernden Welt auf neue Herausforderungen vorbereitet zu sein.
Strategische Relevanz
Warum wird eine Personalbedarfsplanung durchgeführt?
Es gibt vielfältige Auslöser und Anlässe für eine Erhebung des Personalbedarfs – beispielsweise Umstrukturierungen, Transformationen, Digitalisierungsvorhaben, geplante organisatorische Veränderungen oder gesetzliche und regulatorische Verpflichtungen.
Eine effektive Personalbedarfsplanung:
- Sichert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens
- Optimiert Personalkosten
- Erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch angemessene Arbeitsbelastung
- Unterstützt die Realisierung von Unternehmenszielen
- Ermöglicht proaktives Handeln in dynamischen Märkten
Öffentliche Verwaltung
In der öffentlichen Verwaltung sind die Regularien im Organisationshandbuch vorgegeben. Die Verpflichtung zur Ermittlung des Personalbedarfs für den Bereich des Bundes ergibt sich aus Nr. 4.4.1 der VV zu § 17 BHO, wonach Planstellen nur ausgebracht werden dürfen, soweit sie unter Anwendung angemessener Methoden der Personalbedarfsermittlung sachgerecht und nachvollziehbar begründet sind.
Sozialversicherungsträger
Sozialversicherungsträger dürfen laut Sozialgesetzbuch (§ 69 – Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) Ý Gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung – (SGB IV), Absatz 6) Planstellen und Stellen nur ausbringen, soweit sie unter Anwendung angemessener und anerkannter Methoden der Personalbedarfsermittlung begründet sind. Die Erforderlichkeit der im Haushaltsplan ausgebrachten Planstellen und Stellen ist bei gegebenem Anlass, im Übrigen regelmäßig zu überprüfen.
Banken und Sparkassen
Banken und Sparkassen führen Personalbemessungen durch, um den reibungslosen Betrieb von Bankdienstleistungen zu gewährleisten. Sie sind bestrebt, ihre Dienstleistungen effizient und kundenorientiert zu erbringen. Dazu gehört auch die Planung der Personalausstattung. Die Personalbemessung ermöglicht es, die richtige Anzahl von Mitarbeitenden für die verschiedenen Aufgaben und Arbeitsbereiche zu bestimmen. Dies hilft, die Qualität der Dienstleistungen aufrechtzuerhalten und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Wohnungswirtschaft
- Saisonale Schwankungen in der Auslastung
- Demografische Entwicklungen in Wohngebieten
- Digitalisierung von Vermietungs- und Verwaltungsprozessen
Gesundheitswesen und Pflege
- Komplexe Schichtplanungen für 24/7-Verfügbarkeit
- Berücksichtigung von Fachkräftemangel
- Planung unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben
Produktion / Industrie
- Berücksichtigung von Automatisierung und Robotik
- Planung für Lean-Production
- Optimierung von Schichtmodellen und Kapazitätsauslastung
Vorgehensweisen
- Quantitative Personalplanung: Hier wird ermittelt, wie viele Mitarbeitende in welchen Abteilungen oder Projekten benötigt werden. Diese Planung basiert auf Produktions- oder Verkaufsprognosen, Marktentwicklungen und historischen Daten.
- Qualitative Personalplanung: Dieser Ansatz konzentriert sich darauf, welche Qualifikationen, Erfahrungen und Kompetenzen die Mitarbeitenden mitbringen müssen, um zukünftige Anforderungen zu erfüllen. Hier spielen auch Trends wie Digitalisierung oder technologische Veränderungen eine Rolle.
- Strategische Personalbedarfsplanung: Diese langfristige Planung berücksichtigt nicht nur aktuelle Anforderungen, sondern prognostiziert auch zukünftige Entwicklungen und Trends, um rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, wie z. B. Weiterbildung, Umstrukturierung oder Neueinstellungen.
Prozess der Personalbedarfsplanung
1. Ist-Analyse
- Erfassung des aktuellen Personalbestands
- Analyse der Altersstruktur und Fluktuation
2. Soll-Konzeption
- Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs
- Berücksichtigung strategischer Unternehmensziele
3. Gap-Analyse
- Vergleich von Ist-Zustand und Soll-Konzeption
- Identifikation von Über- oder Unterdeckungen
4. Maßnahmenplanung
- Entwicklung von Strategien zur Bedarfsdeckung
- Planung von Personalentwicklungsmaßnahmen
5. Implementierung und Controlling
- Umsetzung der geplanten Maßnahmen
- Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung
Personalressourcensteuerung
Die Personalressourcensteuerung, auch strategische PBE, rückt die zukünftige Personalausstattung in den Fokus. Mittels Prognosen und Szenarien werden mit ihr Schätzungen über die zukünftige Ressourcenausstattung mit validen Erkenntnissen zu relevanten Einflussgrößen untermauert.
Durch ihren Einsatz lässt sich die Frage beantworten, welche Ressourcen bei Veränderungen des Aufgabenportfolios notwendig sind. Zudem lässt sich bei einem strategisch festgelegten Personalbudget (z. B. durch politische Vorgaben) ermitteln, wie die bestehenden Prozesse und Aufgaben optimal erfüllt werden können.
Um den Soll-Personalbedarf fundiert zu ermitteln, bedarf es aber einer validen Datenbasis als Ausgangspunkt. Diese Basis wird durch eine PBE geschaffen. Mit einer professionellen Personalressourcensteuerung haben Sie die Möglichkeit, Ihre vorhandenen Ressourcen bestmöglich den bestehenden Aufgaben und Prozessen zuzuordnen, um ein Höchstmaß an Effektivität zu erreichen. Darüber hinaus können bei bevorstehenden Veränderungen bzgl. des Aufgabenspektrums oder prozessualen Anpassungen die benötigten Ressourcen frühzeitig geplant und zeitgerecht für die Aufgabenerledigung zur Verfügung gestellt werden, um stets optimal aufgestellt zu sein.
Fortschreibung
Durchführung einer Personalressourcen-Prognose bzw. Personalressourcenplanung als eine Art Vorverfahren zu einer zukünftigen PBE. Sie setzt auf der Identifizierung einer aktuellen Kapazitätsverteilung (VZÄ-Verteilung) auf, bezieht Prognosen zur Entwicklung im Folgejahr ein und liefert so bereits erste Anhaltspunkte für zukünftige Personalbedarfe. Bei entsprechender Informations- und Datenlage ist die Ableitung einer künftigen VZÄ-Verteilung, getrennt nach Laufbahngruppen, möglich.
Best Practices
- Integration in die Unternehmensstrategie Eine effektive Personalbedarfsplanung ist eng mit der Unternehmensstrategie verknüpft und sollte stets auf die langfristigen Ziele abgestimmt sein.
- Kontinuierliche Anpassung Durch kontinuierliche Anpassungen sowie regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen bleibt die Planung dynamisch und reaktionsfähig gegenüber Veränderungen.
- Szenarioplanung und Prognose Die Entwicklung verschiedener Zukunftsszenarien mittels Szenarioplanung und Prognosen erhöht die Flexibilität und hilft, auf unterschiedliche Entwicklungen vorbereitet zu sein.
- Stakeholder-Einbindung Die Einbindung von Führungskräften und Fachabteilungen als wichtige Stakeholder im Planungsprozess stellt sicher, dass verschiedene Perspektiven berücksichtigt werden.
- Technologieeinsatz Der Einsatz spezialisierter Software ermöglicht präzise Prognosen und Simulationen, wodurch die Planung noch effizienter gestaltet werden kann.
Software zur Personalbedarfsplanung
Personalressourcensteuerung und Visionsrechner
Der ibo Visionsrechner versetzt Sie in die Lage, geplante Veränderungen in der Anwendung über sogenannte Szenarien zu simulieren und so frühzeitig Auswirkungen von Trends und Zukunftsvisionen zu erkennen. So können Sie Ihre zukünftigen Personalressourcen bereits heute vorausschauend planen.
FAQ
Personalbedarfsplanung ist der Prozess, bei dem ein Unternehmen seinen aktuellen und zukünftigen Personalbedarf ermittelt, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
- Unternehmensstrategie und Geschäftsentwicklung
- Technologische Innovationen und Digitalisierung
- Marktdynamik und Wettbewerbssituation
- Gesetzliche und regulatorische Änderungen
- Demografischer Wandel und Fachkräftemangel
- Globalisierung und internationale Expansion
Durch eine genaue Ermittlung des benötigten Personals können Überbesetzungen vermieden werden. Das bedeutet, dass Ressourcen effizient eingesetzt und unnötige Personalkosten reduziert werden.
Eine effektive Personalbedarfsplanung stellt sicher, dass stets genügend qualifiziertes Personal verfügbar ist. Dadurch können Geschäftsziele ohne Verzögerungen oder Qualitätseinbußen erreicht werden.
Sie ermöglicht es, schnell auf Marktveränderungen, saisonale Schwankungen oder spezielle Projektanforderungen zu reagieren. So kann das Unternehmen seinen Personalbestand an aktuelle Bedürfnisse anpassen.
Durch die Analyse von Arbeitsprozessen und Bedarfsspitzen wird genau ermittelt, wie viele Mitarbeiter tatsächlich benötigt werden. Das verhindert, dass mehr Personal eingestellt wird als nötig.
Sie erlaubt es dem Unternehmen, proaktiv auf Veränderungen zu reagieren, indem Personalressourcen flexibel angepasst werden. So bleibt das Unternehmen wettbewerbsfähig.
Ohne effektive Planung kann es zu Personalengpässen oder -überschüssen kommen, was die Kosten erhöht und die Fähigkeit beeinträchtigt, Geschäftsziele zu erreichen.
Sie ermöglicht es, rechtzeitig das passende Personal mit den erforderlichen Qualifikationen für spezielle Projekte bereitzustellen, was den Projekterfolg fördert.
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