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Prozessdesign
Prozesse neu entwickeln oder überarbeiten
Egal, ob Sie ein etabliertes Unternehmen sind, das seine Abläufe analysieren und optimieren möchte, oder ein Start-up, das seine Geschäftsprozesse von Grund auf neu gestalten möchte: Prozessdesign hilft Ihnen, Ihre strategischen und operativen Unternehmensziele zu erreichen – ob Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung oder die Maximierung der Kundenzufriedenheit.
Was ist Prozessdesign?
Prozessdesign ist ein Vorgehensschritt der Prozessoptimierung, in der zielorientierte Prozesslösungen gestaltet werden.
Mit prozessualen, organisatorischen, personellen und IT-technischen Verbesserungsmaßnahmen werden einzelne Schritte von End-to-End-Prozessen optimiert. Die verschiedenen Veränderungen werden meist in der Form eines Soll-BPMN-Modells als Gesamtlösung festgehalten. In der abschließenden Prozessbewertung wird mittels Daten aus der Prozessanalyse festgestellt, inwieweit der optimierte Prozess die Prozessziele erreicht.
Wie geht man beim Prozessdesign vor?
Die 7 Schritte beim Prozessdesign
Das Prozessdesign baut auf die Vorarbeiten aus der Prozessmodellierung und Prozessanalyse auf. Anhand des vorliegenden Ist-Prozessmodells und seiner PENTA-Prozessziele werden folgende Schritte beim analytischen Prozessdesign durchlaufen.
- Schritt: Schwachstellenanalyse des Ist-Prozesses
- Schritt: Ursachen der Prozessstärken und -schwächen analysieren
- Schritt: Prozessanforderungen analysieren
- Schritt: Verbesserungsmaßnahmen je Prozessschritt entwerfen
- Schritt: Prozessgesamtlösungen zusammenstellen
- Schritt: Alternative Prozesslösung bewerten
- Schritt: Prozessdesign mit höchstem Zielerreichungsgrad auswählen
Wer sind die Akteure beim Prozessdesign?
Die Aktivitäten im Prozessdesign werden in der Regel von Projektteams ausgeführt. Diese sind mit Prozessmanagement-Berater:innen, Prozessmanager:innen, Business-Analysten und Vertretern aus Fachbereichen besetzt.
In Prozessmanagement Methoden wie Six Sigma oder Lean Management werden Prozesslösungen von Rollen wie Green und Black Belts oder KVP- und Durchbruchs-Kaizen-Teams erarbeitet.
Mit welchen Methoden werden Prozesse gestaltet?
Beim Prozessdesign kommen folgende analytische und kreative Problemlösungstechniken sowie Kombinationen davon zum Einsatz.
Analytische Problemlösungstechniken
Prozessworkshop, Benchmarking, 4 x 8 Prozessdesgin-Heuristiken oder Referenzprozesse
Intuitive Kreativitätstechniken
Brainstorming, Brainwriting, Methode 635, Mindmap, Synektik, Bisoziation oder Zufallstechniken
Diskursive Kreativitätstechniken
Morphologische Analyse, Relevanzbaumanalyse, Scamper, Osborn-Checkliste oder Kraftfeldanalyse
Kombinierte Kreativitätstechniken
6-Hüte-Methode, Walt Disney Methode, Wertanalyse, TRIZ oder Zukunftswerkstatt
Großgruppenmoderation
Open Space, World Café, BarCamp, Liberating Structure, Story-Telling, Dynamic Facilitation oder Appriciate Inquiry
Modellierungstechniken
BPMN, Folgeplan, UML, Organigramm oder Datenmodelle
Wie werden Prozesse konkret optimiert?
Vor allem in Prozessworkshops, in denen Teams Veränderungsmaßnahmen für die einzelne Prozessschritte oder den gesamten End-to-End-Prozess entwickeln, haben sich Checklisten für Prozesslösungen bewährt.
Das 4 x 8 Prozessdesign ist ein Katalog von 32 Heuristiken, die das Erfahrungswissen zu prozessualen, aufbauorganisatorischen, IT-technischen und anderen Prozesslösungen auflistet.
Optimierungsansätze für Ihren End-to-End-Prozess
Aufbauorganisation optimieren
- Aufgaben eliminieren
- Verrichtungen zentralisieren
- Objekte zentralisieren
- Case Manager
- Teamorganisation
- Pooling
- Delegieren
- Selbstorganisation
Prozesslogik optimieren
- Reihenfolge optimieren
- Parallelisieren
- Synchronisieren
- Standardisieren
- Entregeln
- Flexibilisieren
- Modularisieren
- Priorisieren
Kund:innen, In-/Output, Rahmenorganisation, Dimensionen optimieren
- Individualisieren
- Triage
- Outsourcen/Insourcen
- Kund:innen integrieren
- Qualität sichern
- Raum optimieren
- Zeit optimieren
- Menge optimieren
Technik und Informationen gestalten
- IT-Unterstützung menschlicher Tasks
- Service-Aufrufe
- Business Rules
- Robotic Process Automation (RPA)
- Orchestrieren Ent-to-end-Prozess
- Groupware
- Internet of Things (IOT) / Big Data
- KI/Machine Learning
Optimieren Sie Ihr Prozessdesign
Machen Sie den Prozessoptimierungscheck!
Sie erhalten exklusiven Zugang zu diesem interaktiven Tool, das Ihnen hilft, Ihren Betriebsablauf zu optimieren. Der Test besteht aus 12 Fragen, die schnell und einfach zu beantworten sind. Sie müssen sich lediglich einen zu optimierenden End-to-End Prozess vor Augen führen, bei der Beantwortung der Fragen Ihre Intuition nutzen und angeben, ob die Aussage auf Ihre Situation zutrifft.
Nach Abschluss des Tests erhalten Sie eine Empfehlung mit Optimierungsmaßnahmen aus den Kategorien Aufbauorganisationen, Prozesslogik, Technik und Informationen und Kunden, In-Output, Rahmenorganisationen, Dimensionen.
Nehmen Sie sich einen kurzen Moment Zeit, um den Test auszufüllen und eine Vorstellung davon zu bekommen, in welchen Bereichen Sie Ihre Prozesse verbessern können.
Prozessdesign Heuristiken im Detail
Wenn Sie den Prozessoptimierungscheck abgeschlossen haben, besitzen Sie eine genaue Vorstellung davon, in welchem Bereich Sie Ihren Prozess verbessern können.
In unserem PDF erhalten Sie zu jedem der vier Bereiche eine genaue Beschreibung der Optimierungsansätze und einen Überblick darüber, welche Prozesskennzahl damit optimiert werden kann.
ibo Prometheus - Vorteile bei Ihrer Prozessoptimierung
- Einfache Ermittlung von Kennzahlen
- Simulation von Schwachstellen
- Analyse von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
- Kostenanalyse und Berechnung von Mitarbeiterkapazitäten
- Betrachtung von Schnittstellen und erfolgreichen Wegen
- Bedarfsgerechte Ad-hoc-Auswertungen, Referenzanalysen und Reports
- Identifizierung von Optimierungspotenzialen
- Entwicklung von Soll-Prozessen
Sie möchten mehr darüber wissen, wie ein Prozessdesign umgesetzt wird?
Mehr Informationen zum Thema Prozessdesign und Prozessoptimierung
Seminar
Prozessoptimierung – Prozessinnovationsprojekte erfolgreich umsetzen
In diesem Seminar erleben Sie eine praktikable Prozessoptimierung anhand eines durchgehenden Falls. Dabei lernen Sie von dern Grundlagen der Prozessgestaltung alle Schritte von der Erhebung über die Prozessanalyse bis zur Prozesseinführung.
Webinar
Digitales Prozessmanagement
In diesem Info-Webinar erfahren Sie, wie Sie mit der Software ibo Prometheus Ihr Prozessmanagement strukturieren und optimieren.
ibo-Blog
Bedeutung der Anforderungsermittlung im Prozessmanagement
Gute Prozesse erfüllen die Erwartungen der Kunden und führen zu hoher Kundenzufriedenheit. Als eine kundenzentrierte Methode zur Anforderungsermittlung eignet sich die „Voice of the Customer“ (VOC). Es ist eine strukturierte Methode, um die Erwartungen der Kunden zu verstehen, zu analysieren und in konkrete Prozessziele zu übersetzen.
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