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Stellenbeschreibung

Klare Rollen und Erwartungen im Berufsalltag

Insbesondere im öffentlichen Dienst ist die Arbeitsplatzbeschreibung bzw. Stellenbeschreibung üblich. Die Stellenbeschreibung ist wichtig und dient als Grundlage für die tarifliche Eingruppierung, da sämtliche Tätigkeiten aufgeführt sind und meist mit einem zeitlichen prozentualen Anteil versehen werden.

Stellenbeschreibung, Alle Inhalte einer Stelle zum Beispiel aus einem Organigramm

Was ist eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung (auch Tätigkeits-, Aufgaben- oder Positionsbeschreibung) ist die am weitesten verbreitete Technik zur Darstellung einer Stelle.

Sie dient der Dokumentation der Tätigkeiten, zu denen Arbeitnehmer:innen verpflichtet sind und basiert im Regelall auf einer Aufgabenanalyse.

Es handelt sich dabei um ein innerbetriebliches Dokument, das u. a. die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse einer bestimmten Stelle in einer Organisation beschreibt.

Sie gibt einen Überblick darüber, was von einer Person erwartet wird und wie die Stelle in die Gesamtstruktur der Organisation integriert ist. Häufig werden in Stellenbeschreibungen auch die Anforderungen an den Stelleninhaber aufgenommen.

Setzt eine Organisation auf eine rollenbasierte Struktur und verzichtet zumindest teilweise auf Stellenbeschreibungen, dann bieten sich Rollen- oder Funktionsbeschreibungen an.

Stellenbeschreibung und Arbeitsplatzbeschreibung: Das ist der Unterschied!

Eine Stellenbeschreibung ist in der betriebswirtschaftlichen Terminologie üblich. Sie fungiert ausschließlich als Dokumentation des Stelleninhabers

Im öffentlichen Dienst wird eher der Begriff Arbeitsplatzbeschreibung verwendet, welcher jedoch nicht vollständig synonym mit der Stellenbeschreibung ist. Eine Arbeitsplatzbeschreibung enthält alle an einem Arbeitsplatz wahrzunehmenden Aufgaben sowie die übertragenen Befugnisse, die so konkret dargestellt werden sollten, dass die Arbeitsvorgänge entsprechend leicht aus der Beschreibung ableitbar sind.

Vorteile einer Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung ist ein wichtiges Instrument für die Personalplanung und Personalentwicklung sowie für die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Insbesondere im öffentlichen Dienst sind korrekte und aktuelle Arbeitsplatzbeschreibungen empfehlenswert, um korrekte tarifliche Eingruppierungen zu gewährleisten.

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Klare Unterstellungsverhältnisse
Vermeidung von Kompetenzstreitigkeiten
Klare Delegation
Bessere Übersicht über das Gesamtsystem und damit bessere Koordination
Leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch klaren Überblick über Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Arbeitsplatzes
Erleichterte Stellvertretung
Präzisere Vorgaben für Personalbedarfsermittlung, Personalwerbung und -einstellung
Grundlage für Mitarbeitergespräche
Bewertungsmaßstäbe bringen Sicherheit für die Stelleninhaber hinsichtlich der Beurteilung ihrer Leistung
Besetzungsbilder können Grundlage für die Lohn- und Gehaltsfindung sein.

In welchen Branchen sind Stellenbeschreibungen besonders wichtig?

Öffentliche Verwaltung

Hierzu gehören Regierungsbehörden und öffentliche Einrichtungen auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene. In vielen Ländern sind öffentliche Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Stellenbeschreibungen für ihre Mitarbeitenden zu erstellen und zu veröffentlichen.

Gesundheitswesen

Da das Gesundheitswesen eine hoch regulierte Branche ist, sind Arbeitgeber im Gesundheitswesen in der Regel dazu verpflichtet, Stellenbeschreibungen für alle Mitarbeitenden zu erstellen, um die Einhaltung der rechtlichen und regulatorischen Anforderungen sicherzustellen.

Bildung

Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen müssen in der Regel Stellenbeschreibungen für ihre Mitarbeitenden erstellen, um sicherzustellen, dass ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert sind und dass sie ihre Arbeit effektiv erfüllen können.

Finanzdienstleistung

Angestellte im Finanzsektor, insbesondere solche, die in regulierten Bereichen wie Banken oder Versicherungen tätig sind, müssen möglicherweise Stellenbeschreibungen haben, um die Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen zu gewährleisten.

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Das sollten Sie beachten, wenn Sie Stellenbeschreibungen einsetzen

Für jene, die sich für die Verwendung einer Stellenbeschreibung entscheiden, ist es ratsam, alle wichtigen Informationen aufzunehmen und auf den richtigen Detaillierungsgrad zu achten, ohne jedoch zu detailliert zu werden. Es ist empfehlenswert, dass sie nicht als fester Bestandteil des Arbeitsvertrags gilt, um ihre Flexibilität in Bezug auf Überarbeitungen oder Veränderungen zu wahren.

Allerdings sollte keinesfalls vollständig auf eine Stellenbeschreibung verzichtet werden, da sie gewisse Vorzüge mit sich bringt. Beispielsweise kann sie bei der Personalplanung und Zeugniserstellung hilfreich sein und als Führungs- und Organisationsinstrument eingesetzt werden, um die Anforderungen an den Stelleninhaber festzuhalten.

Erstellung einer Stellenbeschreibung

Frau stärkt ihr Wissen über Organisation für Unternehmen am Laptop

Die Stellenbeschreibung fungiert idealerweise als Grundlage für das daraus abzuleitende Anforderungsprofil. Sie sollte jedoch stets unabhängig vom aktuellen bzw. zukünftigen Stelleninhaber erstellt werden. Neben der Auflistung der stellenbezogenen Tätigkeiten beinhaltet die Arbeitsplatzbeschreibung zudem häufig die Einordnung des Arbeitsplatzes innerhalb der Organisation. Darüber hinaus sind Qualifikationen bzw. Anforderungen, Unterstellungsverhältnisse, Sachmittel und Kompetenzen Bestandteil einer Stellenbeschreibung. Ebenso können Vertretungsregelungen einfließen.

Es besteht keine rechtliche Verpflichtung für Arbeitgeber, eine Stellenbeschreibung zu erstellen oder diese in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Allerdings bedarf es einer Charakterisierung der Stelle. Im Arbeitsvertrag wird üblicherweise lediglich die Funktion und der Titel einer Stelle erwähnt, während der dazugehörige Aufgaben- und Verantwortungsbereich für die Mitarbeiter:innen nur grob umrissen ist.

Inhalte einer Stellenbeschreibung

Instanzielle Einordnung

Bezeichnung der Stelle
(Dienst-)Rang des Stelleninhabers
Vorgesetzter (Unterstellung)
Mitarbeiter (Überstellung)
Stellvertretung

Ziele, Aufgaben, Kompetenzen

Allgemeine Zielsetzung der Stelle
Einzelaufgaben (Fach-/Sonderaufgaben)
Kompetenzen (Befugnisse)
Einzelaufträge

Informations-, Kommunikationssystem

Eingehende Informationen
Ausgehende Informationen
Zusammenarbeit mit anderen Stellen
Mitarbeit in Ausschüssen, Kollegien etc.

Anforderungsprofil

Vorbildung, Erfahrung, Qualifikation etc.

Stellenbeschreibungen mit einer professionellen Software erstellen

Es ist wichtig zu betonen, dass eine Stellenbeschreibung kein statisches Dokument ist und regelmäßig aktualisiert werden sollte, um Änderungen in den Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten des jeweiligen Arbeitsplatzes widerzuspiegeln. Wenn eine neue Aufgabe hinzukommt (bspw. durch eine dezentrale Stellenbeschreibung durch Führungskräfte) oder eine alte entfällt, sollte dies in der Beschreibung festgehalten werden.

Zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung- der Stellenbeschreibungen kann sinnvollerweise ein über Workflows verfügendes Softwaretool genutzt werden, mit dem die Führungskräfte der Bereiche, Abteilungen, Sachgebiete etc. aktiv in die Erstellung der Stellenbeschreibungen eingebunden werden.

Mehr zur Organisationsmanagement-Software

Muster-Vorlage Stellenbeschreibung (Vorschau)

Stellenbeschreibung Muster zum Download

In unserem PDF erhalten Sie ein Beispiel einer Stellenbeschreibung mit den vollständigen Inhalten, an der Sie sich zur Erstellung Ihrer eigenen Dokumente orientieren können.

Download: Vorlage Stellenbeschreibung

Dezentrale Stellenbeschreibung

Vorteile einer dezentralen Stellenbeschreibung

Eine dezentrale Stellenbeschreibung ist eine Beschreibung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Anforderungen einer bestimmten Stelle in einer Organisation, die von der jeweiligen Abteilung oder Einheit erstellt und gepflegt wird.

Im Gegensatz zu zentralisierten Stellenbeschreibungen, die von der Personal- oder Organisationsabteilung erstellt werden, wird eine dezentrale Stellenbeschreibung auf Ebene der Abteilung oder Einheit erstellt, welche die Stelle betreut.

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Aufgaben dezentral erfassen mit dem ibo Aufbau-Manager

Mit der dezentralen Stellenbeschreibung von ibo können Führungskräfte der Fachbereiche und Abteilungen Ihres Unternehmens an der Erstellung der Stellenbeschreibungen mitwirken.

Dieses Vorgehen führt dazu, dass das Fachwissen aus den Abteilungen in die Stellenbeschreibungen einfließt, Sie Redundanzen vermeiden und Zeit sparen. Im ibo Aufbau-Manager geben Sie Ihre Daten einfach und intuitiv ein und lassen sie danach von Ihrer Organisationsabteilung überprüfen.

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