Die Zusammenarbeit von AOK Rheinland / Hamburg und ibo

Als einer der größten Dienstleister im Bereich der gesetzlichen Krankenversicherungen sind wir ständig dabei unsere Services und Prozesse weiter zu entwickeln und zu optimieren. In der Regel sind es über 20 Projekte, die gleichzeitig bei uns laufen.

Wir unterscheiden in erster Linie zwischen Linienprozessen und Projekten und innerhalb dieser in mit A, B oder C priorisierte Projekte. Erlangt ein Vorhaben den Projektstatus, wird dieses mit ibo netProject begleitet, wenn die geplante Projektdauer länger als drei Monate beträgt. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Digitalisierungs-, Innovations-, Strategie-, Produktentwicklungs oder IT- Projekte handelt. Ebenfalls ist es unerheblich, ob es sich um klassische oder agile Projekte handelt.

Wir hatten klare Vorstellungen und Anforderungen an eine Projektmanagement-Software. Diese sollte neben der notwendigen Transparenz für alle Beteiligten in allen Projektphasen anwenderfreundlich sein. Ein leicht zu erlernender Umgang, intuitive Bedienung, übersichtliche Benutzeroberflächen und einfache Hilfefunktionen waren wesentliche Erwartungen, um für die Projekte mehr Lust als Frust im Umgang mit der Software zu erzeugen. Eine unkomplizierte Benutzerverwaltung und die Möglichkeit, mehrere Projekte unterschiedlicher Art parallel arbeiten zu lassen, waren weitere Kriterien. Wichtig war uns auch, ein Multiprojektmanagement mit den dafür notwendigen Funktionen abbilden zu können. Im Vergleich mehrerer Software-Produkte hat uns ibo netProject am meisten überzeugt.

Wir hatten klare Vorstellungen und Anforderungen an eine Projektmanagement-Software. Diese sollte neben der notwendigen Transparenz für alle Beteiligten in allen Projektphasen anwenderfreundlich sein. Ein leicht zu erlernender Umgang, intuitive Bedienung, übersichtliche Benutzeroberflächen und einfache Hilfefunktionen waren wesentliche Erwartungen, um für die Projekte mehr Lust als Frust im Umgang mit der Software zu erzeugen. Eine unkomplizierte Benutzerverwaltung und die Möglichkeit, mehrere Projekte unterschiedlicher Art parallel arbeiten zu lassen, waren weitere Kriterien. Wichtig war uns auch, ein Multiprojektmanagement mit den dafür notwendigen Funktionen abbilden zu können. Im Vergleich mehrerer Software-Produkte hat uns ibo netProject am meisten überzeugt.

Die Implementierung und das Customizing der Software erfolgten in Form eines dreitägigen Workshops mit unserem Multiprojektmanagement und den Expert: innen von ibo. Am Ende des Workshops hatte die Software die gewünschte Ausprägung, war einsatzfähig und unsere Teilnehmenden waren in der Lage, selbstständig alle weiteren Arbeiten durchzuführen. Die weiteren Aufgaben, das Feintuning und die Herstellung von Masterdokumenten, waren zugleich das erste Projekt, welches wir selber mit der Software begleitet und womit wir erste Erfahrungen sammeln und Routinen entwickeln konnten.

Mit der Software haben wir eine einheitliche, vergleichbare und nachhaltige Dokumentation der Projekte und deren Status. So können wir Meilensteine und Aufgaben in den Projekten und im Multiprojektmanagement im Blick behalten.

Wesentliche für die Projekte wichtige Funktionen sind der Projektauftrag, der Projektstrukturplan in all seinen Möglichkeiten, die Protokoll-Funktion sowie die Status-Berichte und natürlich das Controlling durch das Multiprojektmanagement.

Mit dem Aufgabenmanagement stellen wir sicher, dass jeder seine Aufgaben im Blick hat. Jeder Aufgabe wird ein/e Verantwortliche/r, ein/e Ausführende/r und ein Erledigungstermin zugeordnet. Die Aufgabe wird beschrieben und das Ergebnis oder Zwischenergebnis dokumentiert. Wenn es hilfreich ist, werden Dokumente angefügt und Beziehungen zu anderen Aufgaben oder Meilensteinen eingepflegt. Über die Zuordnung einer Aufgabe und an deren Erledigung informieren und erinnern automatisch generierte E-Mails.

Auf der Homepage des Projektes kann jeder Projektmitarbeiter den aktuellen Status zu verschiedenen Themen anhand einer Ampelfunktion erkennen, seine Projektaufgaben und Termine sowie Informationen zum Projektauftrag sehen. Über eingebundene Links gelangt er zu weiteren Informationen. Das Wesentliche praktisch auf einen Blick. Wir haben eine Master-Homepage entwickelt und stellen diese den Projekten zur Verfügung. Diese kann von der Projektleitung frei gestaltet werden. Die meisten Projekte nutzen jedoch den Master.

Das Multiprojektmanagement erhält einmal im Monat zu einem fixen Termin von allen laufenden Projekten einen Statusbericht. Das gibt Planungssicherheit und hilft, frühzeitig Probleme oder Abhängigkeiten zu anderen Projekten zu erkennen. Die Projektleitungen nutzen Mitarbeiter-Statusberichte, um sich regelmäßig durch Teilprojektleiter:innen informieren zu lassen. Mit regelmäßigen Statusberichten erreichen wir, dass sich alle Beteiligten regelmäßig einen Gesamtüberblick verschaffen und sich der aktuellen Situation des Projekts bewusst werden. Statusberichte verwenden wir auch als standardisiertes Berichtsmedium zur Vorbereitung und Ergebnisdokumentation von Entscheidungs- oder Lenkungsgremien.

Wir planen eine Vorlaufzeit von drei Monaten je Projekt. Diese Zeit nutzen wir, um die verantwortlichen Mitarbeiter:innen arbeitsfähig zu machen, sich mit der Software vertraut zu machen und vorbereitende Maßnahmen für einen guten Projektstart zu treffen.

Neben der regelmäßigen Information des Multiprojektmanagements wird der Vorstand und das Entscheidungs- bzw. Lenkungsgremium sowie der Personalrat mit ibo netProject über die Projekte informiert.

Die Software hat uns durch die Praxisnähe und die pragmatischen Inhalte bereits bei der Anschaffung überzeugt. In der bisherigen Nutzung hat sich besonders positiv gezeigt, dass Anregungen zur Erweiterung oder Optimierung von Funktionen von ibo aufgegriffen und schnell und problemlos umgesetzt wurden.

Die Anwender:innen empfinden die Software als Unterstützung und nicht als lästige Pflicht. Das ist nicht zuletzt dem pragmatischen Ansatz und der intuitiven Nutzungsmöglichkeit geschuldet. In der Folge entwickeln die Mitarbeitenden Ideen und Vorschläge zur Weiterentwicklung.

Neben der bereits erwähnten guten Zusammenarbeit bei der Weiterentwicklung von Inhalten erleben wir ibo bei Problemen oder sonstigen Anfragen als kompetenten, hilfsbereiten und unterstützenden Partner.

Wir haben uns mit der Software für das richtige Angebot und einen guten Partner entschieden. Die Software entlastet die Projekte, unterstützt diese dort, wo es notwendig ist und verzichtet auf überflüssigen Bürokratismus. Neben den von uns geforderten Mindeststandards im Umgang mit der Software haben die Projekte eigene Gestaltungsmöglichkeiten und Spielräume, die sie verantwortungsvoll nutzen, um der Individualität des Projektes gerecht zu werden.

Wir haben uns anfänglich die Mühe gemacht, für unsere Mitarbeiter:innen ein auf unsere Standards abgestimmtes Workbook zu erstellen und zu pflegen. Mit der Zeit haben wir festgestellt, dass die Online-Hilfe der Software den Anwender:innen an jeder Stelle der Anwendung gezielt und funktionsbezogen oder allgemein weiterhilft. Diese Funktion hat uns überzeugt und wir haben uns daher entschlossen, statt ein eigenes Workbooks vorzuhalten, den Umgang mit der Online-Hilfe zu vermitteln. Das funktioniert so gut, dass wir sehr selten Supportanfragen aus den Projekten bekommen.