Die Zusammenarbeit von Landkreis Grafschaft Bentheim und ibo

Viele! Wie viele, ist derzeit allerdings nur mit erheblichem Aufwand zu ermitteln, weil noch nicht das gesamte Projekt-Portfolio über ibo netProject bearbeitet wird. Diese Intransparenz und der damit verbundene Aufwand war der initiative Grund, ibo netProject anzuschaffen. Durch den Einsatz des Tools wird künftig jederzeit ein Überblick über alle laufenden Projekte und deren Status möglich werden. Dieses Ziel haben wir für den Großteil der Projekte erreicht, weil diese bereits in gewünschter Form über ibo netProject abgewickelt werden.

In der Regel bereichsübergreifende Projekte mit Bedeutung für das gesamte Haus. Als Beispiel kann die Umstellung des Rechnungswesens von der Kameralistik auf das Neue Kommunale Rechnungswesen (NKR) dienen. Neben der Steuerung des Projektes innerhalb des Hauses, wurde ibo netProject dabei auch zur Information der kreisangehörigen Gemeinden genutzt, die ihr Rechnungswesen ebenfalls umstellen müssen. Daneben gibt bzw. gab es Synergieprojekte mit der Stadt Nordhorn, deren Abwicklung durch ibo netProject unterstützt wurde. Zurzeit wird sogar ein grenzüberschreitendes Projekt mit zahlreichen externen Projektbeteiligten mit ibo netProject abgewickelt. Es geht hier um den Cross-Border-Emergency-Atlas, den Aufbau einheitlicher und auf Standards beruhender Infrastrukturen zur Kommunikation sowie zum Informations- und Datenaustausch für den grenzüberschreitenden Rettungsdienst und Katastrophenschutz im Projektgebiet.

Die Steuerung von vielen zeitlich parallel laufenden Projekten ist sehr leicht möglich. Der Gesamtüberblick über das gesamte Projektportfolio in einer gewünschten Form ist fast ein Kinderspiel. Mit dieser Plattform realisieren wir ein zentrales, standardisiertes und praktikables Projektmanagement. Die Software ist zudem ohne großen Schulungsaufwand hausweit einsetzbar, das hält den Aufwand in Grenzen und sorgt für eine schnelle Einführung. In unserem Haus hat das sehr gut geklappt. Außerdem kann ibo netProject von jedem Internetzugang aus bedient werden, ist also auch telearbeitsplatzfähig bzw. kann durch Externe zu Informationszwecken genutzt werden.

Der Einführungsprozess des zentralen Projektmanagements mit all seinen Facetten dauert natürlich noch an. Das hat ja mit Veränderung zu tun – damit tut sich der Mensch oft nicht leicht. Die ibo netProject-Plattform selbst wurde nach einer Grundeinrichtung – orientiert am Bedarf und den Wünschen des Landkreises in Zusammenarbeit mit ibo – zunächst zur Steuerung von zwei anstehenden größeren Projekten eingesetzt, um dieNutzung in der Praxis zu üben. ibo netProject wurde dabei zur Information aller Organisationseinheiten genutzt. Dadurch wurden alle Verwaltungsbereiche auf die Software aufmerksam. Verbunden mit dem Hinweis auf die Möglichkeit des Einsatzes für alle Bereiche, entstand eine Nachfrage, die es erleichterte, Veränderungen in Richtung eines einheitlichen Projektmanagements zu etablieren. Die Beteiligten haben die Vorteile der Anwendung für den eigenen Bereich erkannt, die Software selbst hat durch die leichte Bedienbarkeit dazu beigetragen, die Anwender zu überzeugen.

Per Knopfdruck einen schnellen Überblick über alle laufenden Projekte und deren Status. Die geschaffene Transparenz ermöglicht das zentrale Einsteuern (in Sinne von Hilfestellung) z. B. bei Projektstillstand. Die Projektleiter:innen und die Teams haben eine einheitliche Plattform für ihre operativen Arbeiten. Außerdem haben wir mit ibo netProject eine Informationsplattform, die sich hervorragend zur Information aller Kollegen:innen eignet.

Am intensivsten nutzen wir die Portfolioliste, die Aufgabenplanung und -steuerung, die zentrale Dokumentenablage und die Projekt-Homepages.

Zunächst werden Aufgaben und Meilensteine geplant, so dass ein kompletter Projektplan entsteht. Der Projektleiter verteilt die Aufgaben und überwacht deren Erledigung. Erinnerungsmails und die persönliche ToDo-Liste in Mein netProject helfen den Beteiligten, dass nichts vergessen geht. Die Team-Mitglieder melden die Erledigung direkt aus ihrer persönlichen Homepage zurück. Die Projekt-Teams treffen sich regelmäßig zu Status-Meetings. In diesen Meetings wird der Status der einzelnen Aufgaben besprochen. Dieser Prozess wird mit Hilfe der Aufgaben-Listen aus ibo netProject unterstützt.

Nur wenige Minuten! Es ist ja durch das Customizing und die Voreinstellungen alles sehr gut nach unserem vorgegebenen Standard vorbereitet.

Immer die Projektbeteiligten und der Auftraggeber, häufig auch – je nach Bedarf – alle Kollegen:innen der Kreisverwaltung.

Ja, sehr! In der Regel sind der Service und die Unterstützung durch ibo immer nur so weit weg, wie das nächste Telefon.

Ein uneingeschränktes „Ja“, und sie wird auch noch immer besser! Die Updates sind sehr gut dokumentiert und bieten immer wertvolle und praktikable Erweiterungen.

Grundsätzlich kann von einer hohen Akzeptanz gesprochen werden. Das reicht jedoch leider nicht in allen Fällen, um eine kontinuierliche Nutzung des Tools auf freiwilliger Basis sicherzustellen, z. B. werden der Erfolg und auch der Misserfolg transparent. Letzteres wird von manchen als unangenehm empfunden, weil die Transparenz bisher nicht da war und mit dem System die Verbindlichkeit gestiegen ist. Aber gerade die Transparenz ermöglicht uns, die Projekte erfolgreicher zu gestalten. Dieser Nutzen wird für alle immer mehr deutlich. Sicher kommt man ohne Vereinbarung zur verpflichtenden konsequenten Nutzung der Software und des Berichtswesens nicht ganz aus.

Ja, wir haben neben dem Projektmanagementsystem die gesamte Palette der Organisationssoftware für die Themen Prozessmanagement und Aufbau-Organisation im Einsatz. Diese wären, wie ibo netProject, nicht mehr wegzudenken.