Die Zusammenarbeit von Volksbank eG Braunschweig Wolfsburg und ibo

Die Koordination der Projekte erfolgt im Inhouse Consulting (=Multiprojektmanagement). Die Einreichung der Vorschläge für das Folgejahr erfolgt seitens der Bereichsleiter:innen über die ibo-Webservice-Technologie. Sämtliche anstehenden Projekte werden über das von ibo eingerichtete Web-Formular eingereicht. Das Inhouse Consulting erstellt dann das Projektportfolio mit Bewertung und Priorisierung der Projekte nach den folgenden Kriterien: aufsichtsrechtlich relevant, strategisch relevant, sonstiges. Abschließend erfolgt die Genehmigung des Portfolios durch den Gesamtvorstand.

Aktuell zehn Projekte im Hauptmandanten (ohne abteilungsinterne Maßnahmen) und ohne Projekte der Töchter. Darüber hinaus gibt es weitere 25 interdisziplinäre Arbeitsgruppen zur Prozessoptimierung, die auch ibo netProject nutzen.

Es gibt eine Unterscheidung in bank-/konzernübergreifende Projekte und produkt-/bereichsbezogene Projekte, temporäre und permanente Arbeitsgruppen sowie Linienmaßnahmen. Außerdem aufsichtsrechtlich relevante, strategisch relevante und sonstige Projekte. Generell nehmen wir alle Projekte in ibo auf, damit sie transparent dokumentiert und kommuniziert werden. Auch den Arbeitsgruppen haben wir ermöglicht, mit der Software zu arbeiten. Da es sich um Beteiligte aus den unterschiedlichsten Bereichen der Bank handelt, bietet ibo eine Plattform auf der diese Gruppen gemeinsam arbeiten können. Weiterhin kann generell jeder Bereichsleiter auch für abteilungsinterne Maßnahmen ibo nutzen, dazu haben wir einen eigenen Mandaten eingerichtet, in dem jeder eine Plattform bekommen kann. Anforderungen waren einerseits Nutzerfreundlichkeit für Anwender:innen, da sich sonst keine Akzeptanz im Unternehmen entwickeln lässt. Das schafft ibo über den Webservice, die persönliche Homepage, die Kanban Boards, den mobilen Zugriff und eingeschränkte Rechte für Projektmitglieder und -leiter:innen. Daraus resultierend ergibt sich eine Übersicht mit weniger Komplexität in der neuen Software. Andererseits können wir durch die Mandantenfähigkeit ibo auch in unseren Tochtergesellschaften nutzen und Projekte so aufbauen und individualisieren, wie wir es uns wünschen. Hinzu kommt, dass in Banken IT-Sicherheit ein großes Thema ist. Auch das war ein Grund der für ibo spricht, da die Datenspeicherung DSGVO-konform auf deutschen Servern erfolgt.

Mit der Neustrukturierung des Projektmanagements in der Bank war klar, dass wir eine Software benötigen, um Projekte zielorientiert abarbeiten und dokumentieren zu können. Verschiedene Lösungen wurden gesichtet, letztlich hat ibo sich durchgesetzt, weil es alle unsere Anforderungen erfüllt hat.

Es begann mit dem Customizing-Workshop gemeinsam mit ibo, bei dem wir gelernt haben, wie die Software funktioniert und gleichzeitig unseren Mandanten aufgebaut haben, sodass man nach diesen vier Tagen sofort loslegen konnte. Im Nachgang haben wir intern weitere Mitarbeiter:innen geschult und Schulungsunterlagen sowie die von ibo auf der Homepage zur Verfügung gestellten Videos genutzt, um den Mitarbeitern den Umgang mit der neuen Software zu vermitteln. Da Projekte in der Regel durch Mitarbeiter aus dem Inhouse Consulting begleitet werden, kann dieser den Projektleiter und das Projektteam bei der Anwendung von ibo netProject direkt unterstützen und so als Multiplikator für die neue Software dienen. Fazit: Die Einführung verlief einfach und problemlos und wurde gut angenommen.

ibo bietet uns die Möglichkeit, Projekte vernünftig und für alle ersichtlich zu strukturieren und zu dokumentieren. Projektmitglieder haben jederzeit Einsicht in alle Details des Projektes. Über die Veröffentlichung der Projekte im ibo Info-Portal bieten wir allen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich einen Überblick über die Projekte der Bank zu verschaffen und die veröffentlichten Informationen zu lesen.

Vor allem die Funktion „Projektaufgaben zeitlich strukturieren“, um Aufgabenpakete und Meilensteine zu planen und in zeitliche Abhängigkeit zu bringen. Und auch das Berichtswesen verwenden wir intensiv, um Transparenz zu schaffen, den Projektfortschritt zu dokumentieren und unter anderem dem Vorstand verschiedene Berichte zur Verfügung zu stellen.

Für die Einreichung von Projektvorschlägen für das Projektportfolio. Auch unser betriebliches Ideen-Management „BraWoIdee“ bilden wir in ibo ab und die Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, über einen weiteren Webservice Ideen einzureichen. Zum dritten nutzen wir den Webservice für Vorschläge für Prozessverbesserungen, die die Arbeitsgruppen im Haus bearbeiten.

Einerseits für Projektstruktur, Ablauf- und Terminplanung. Aber auch um Aufgabenträger und -verantwortliche über anstehende oder überfällige Aufgaben zu informieren und um Rückmeldungen zu den Aufgaben zu erfassen.

Auf der Projekt-Homepage veröffentlichen wir die Ziele und den Ausgangspunkt des Projektes, das Projektteam sowie ggf. Infodateien oder Protokolle. Jeder Mitarbeiter kann sich über einen allgemeinen Link die Homepages der Projekte ansehen und sich einen Überblick über die laufenden Projekte sowie deren Projektteams und weitere veröffentlichte Infos verschaffen. Die eigene Homepage ist für alle Dreh- und Angelpunkt für die Projektarbeit. Dabei sind die wichtigsten Funktionen voradministriert: Aufgaben, eigene Projekte, Protokolle und Meetings sowie persönliche To-dos im Kanban-Board.

Statusberichte werden für alle Projekte angefertigt, Arbeitsgruppen schreiben lediglich Protokolle. Dabei nutzen wir einen monatlichen Zyklus. Durch die regelmäßige Überprüfung und Veröffentlichung wissen wir, ob der Projektplan eingehalten werden kann. Der Sammelbericht aus allen Statusberichten wird an den Vorstand kommuniziert.

Rein technisch ist das natürlich schnell erledigt, da wir unsere Vorlagen administriert haben, sodass der grundsätzliche Aufbau des Projektes bereits steht. Es gibt schon eine Dokumentenstruktur, Rechte sind bereits voreingestellt usw. Das Projekt muss also nur mit Inhalt gefüllt werden. Je nach Umfang und Komplexität ist es beim Aufgaben- und Meilensteinplan jedoch sehr unterschiedlich.

Vorstand und Revision werden über das Multiprojekt-Informationssystem informiert. Der Vorstand erhält zusätzlich den Sammelbericht über alle Statusberichte. Mitarbeiter:innen können die Homepages der Projekte einsehen.

Ja, das hat es.

Die Akzeptanz ist gut. Anfangs sind Mitarbeiter:innen schwer von neuer Software zu überzeugen, vor allem wenn es zusätzlich ist und mit Dokumentation zusammenhängt. Aber die Vorteile wurden erkannt: bessere Transparenz, einfachere Koordinierung unterschiedlicher Projektmitarbeiter:innen, gleicher Kenntnisstand der verschiedenen Beteiligten, da alle Informationen an einem Ort gebündelt zur Verfügung stehen. Über die Homepage ist die Software von Projektmitarbeiter:innen einfach zu bedienen. Alle wichtigen Funktionen sind direkt beim Einstieg ersichtlich.

Wir sind mit dem Einsatz von ibo netProject sehr zufrieden und davon begeistert, was die Neuerungen in den Updates anbelangt. Agiles Projektmanagement ist für uns ein großes Thema geworden. ibo setzt Dinge in der Software um, die wir hierfür nutzen können und trifft damit den Zeitgeist. Unser Ziel, das Projektmanagement grundlegend zu strukturieren, haben wir erreicht! Mit den Vorgaben setzen wir einen Standard um, den wir einführen wollten, gleichzeitig gibt es aber genug Möglichkeiten der individuellen Gestaltung, um Besonderheiten in Projekten abdecken zu können.

Machen Sie weiter so.