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Analytische Schätzverfahren
Personalbemessung
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei dieser Vorgehensweise um ein Verfahren der Rückwärtsbetrachtung. Die Erhebungsperson schätzt auf Grundlage der eigenen Erfahrungswerte die Bearbeitungszeiten oder Zeitanteile und ggf. die korrespondierenden Mengenwerte.
Schätzverfahren funktionieren daher nur bei Mitarbeiter:innen mit entsprechenden Erfahrungswerten. Sie sind also größtenteils ungeeignet bei neuen Mitarbeiter:innen oder neuen Tätigkeiten.
Wie können analytische Schätzverfahren durchgeführt werden?
Bevor wir auf die einzelnen Erhebungsverfahren eingehen, machen wir noch einen kurzen Exkurs zu der Art der Durchführung.
Jedes der Verfahren kann sowohl als Interviewmethode, Expertenschätzung, Schätzklausur oder auch als Verfahren der Selbstaufschreibung vorgenommen werden. Je nach Bereich oder auch Zweck der Erhebung kann eines der folgenden Verfahren zum Einsatz kommen.
Arten der Durchführung im Überblick
Arten der Durchführung im Überblick
Bei der Interviewmethode werden in der Regel einzelne Personen des betroffenen Bereichs befragt. Im Rahmen der Befragung können neben der Bearbeitungszeit der Aufgabe – die durch gezielte Fragestellungen sehr genau wird – auch Zusatzinformationen, wie Schnittstellen o. Ä., erhoben werden.
Bei dieser Form der Erhebung werden erneut nur bestimmte Personen ausgewählt, die einen Teil oder alle Aufgaben stellvertretend für den Untersuchungsbereich schätzen sollen.
Meist werden die Führungskräfte des Bereichs als diese „Expert:innen“ herangezogen, was die schlechte Akzeptanz des Verfahrens begründet. Bei der Expertenschätzung erfolgt die Schätzung – im Gegensatz zur Interviewmethode – meist unbegleitet. Die Anwender:innen schätzen also für sich die Werte und liefern das Ergebnis dem Projektteam zurück.
Bei einer Schätzklausur wird eine größere Gruppe an Personen zusammen zur Aufgabe befragt. Zum Beispiel nutzt man hierfür einen Besprechungsraum und nimmt über einen Beamer direkt die Erfassung der Daten im System vor.
Selbstaufschreibung meint an dieser Stelle, dass der/die Anwender:in für sich allein die Schätzung vornimmt. Analog zu den anderen Arten der Schätzung füllt man nicht jeden Tag einen Erhebungsbogen aus, sondern nimmt die Erfassung einmalig vor. Erhebt und verarbeitet man die Werte direkt mit einer geeigneten Software, können über diese Art der Erhebung alle Mitarbeitenden des zu untersuchenden Bereichs erhoben werden.
Durch das breite Spektrum an unterschiedlichen Mitarbeitenden kommt ein sehr aussagefähiger Wert zustande.
Analytische Schätzverfahren im Überblick
Bei diesem Erhebungsverfahren verteilen die Anwender:innen Prozentanteile ihrer Kapazität auf die jeweiligen Aufgaben. Diese Prozentwerte werden in Arbeitstage umgerechnet und stellen also nichts anderes als eine Gesamtbearbeitungszeit für die Aufgabe dar. Die Schätzung erfolgt meist auf einem sehr groben Katalog, um zum Beispiel zu erheben, wie hoch der Führungsanteil im Verhältnis zu den fachlichen Aufgaben oder Tätigkeiten ist.
Das Verfahren wird gerne als Erstverfahren genutzt, um zu identifizieren, für welche Prozesse oder Aufgaben eine Detailbetrachtung mit einem Folgeverfahren vorgenommen werden soll.
Kennzeichnend für dieses Verfahren ist die Erfassung der Werte auf der Ebene der Tätigkeiten, also der untersten Ebene im Katalog. Dort werden über alle Tätigkeiten 100 % verteilt.
Bei diesem Erhebungsverfahren werden ebenfalls Prozentwerte zu den Aufgaben verschlüsselt. Hier ist es allerdings so, dass der Anteil pro Ebene 100 % beträgt.
Bei der Mitarbeiterkapazitätsverteilung (MAK-Verteilung) erfassen die Anwender:innen Gesamtbearbeitungszeiten zu den jeweiligen Aufgaben.
Es handelt sich hierbei, analog zum Alternativen Verfahren und der Prozentverteilung, um ein Verfahren der Vollerhebung, bei dem alle Aufgaben des Mitarbeitenden bzw. des Bereichs erhoben werden.
Bei diesem Verfahren wird die für die Bearbeitung der Tätigkeit durchschnittlich benötigte Zeit geschätzt.
Ein Verfahren, bei dem die Anwender:innen nicht nur die einfache Bearbeitungszeit pro Stück schätzen, die sie im Mittelwert benötigen, sondern zudem die beiden Extremwerte links und rechts des Normalfalles.
Die Herausforderung bei dem Verfahren ist, den Anwender:innen zu verdeutlichen, was der Normalfall ist.
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