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Phase 1 der Personalbemessung:
Aufgabenkatalog erstellen

Der Aufgabenkatalog stellt die Grundlage der Personalbemessung dar. Mit ihm steht und fällt das Projektergebnis. Aus diesem Grund widmen viele Unternehmen sich sehr intensiv dieser ersten Phase.

Wie kommen Sie im Projekt an die richtigen Aufgaben?

Bestimmung der Aufgaben bzw. Tätigkeiten eines Bereichs

Methoden

Dokumentenstudium
(Stellenbeschreibungen, Prozesskataloge, Gesetze, …)
Interviewmethode
Workshop
Arbeitsplatzbegehung

Verfahren

Brown-Paper-Methode
Prozessmodellierung (Detailprozess, Prozesslandkarte, ...)
Selbstaufschreibung durch den zu untersuchenden Bereich

Ermittlung der Brutto-Nettozeiten

Neben der Erstellung des Aufgabenkatalogs gehören noch mehr Aspekte zur ersten Phase der Personalbemessung. Auch die Brutto-Nettozeiten, also die Werte für einen Vollzeitarbeitsplatz, sind wichtig. Wir haben uns für den Begriff Mitarbeiterkapazität und damit für die Abkürzung MAK entschieden, die wir aus Gründen der Vereinfachung im Folgenden weiter benutzen werden. Die Grundüberlegung für die Berechnung der Mitarbeiterkapazität ist aber bei allen Begriffen gleich.

Gängige Abkürzungen für die Kapazität

MAK = Mitarbeiterkapazität	VZÄ = Vollzeitäquivalent
FTE = full time equivalent englisch für Vollzeitäquivalent	VBE oder VbE = Vollbeschäftigteneinheit
MÄ = Mitarbeiteräquivalent	AKA = Arbeitskraftanteile
PP = Personalpunkt	VBÄ = Vollbeschäftigtenäquivalent

Umgang mit Verteilzeiten

Der Umgang mit Verteilzeiten wird sehr unterschiedlich gehandhabt. In erster Linie hängt er vom gewählten Erhebungsverfahren ab.

Bei einer Vollerhebung als Schätzverfahren ist zum Beispiel davon auszugehen, dass der/die Anwender:in seine Zeiten inklusive der aufgewendeten Verteilzeiten schätzt.

Bei Verfahren wie der Zeitmessung oder auch Fremdbeobachtungen wird die Verteilzeit häufig gesondert betrachtet. Ob sie hierbei jedoch auch gesondert erhoben oder per Aufschlag auf die Bearbeitungszeit oder als Abschlag von der zur Verfügung stehenden Jahresarbeitszeit betrachtet wird, wird ebenfalls unterschiedlich gehandhabt.

Wenn Sie eine möglichst kurze Projektlaufzeit erreichen möchten, so begeben Sie sich mit dem fertigen Aufgabenkatalog nicht nur zu den Personen, die im Rahmen der Erhebung untersucht werden, sondern auch zu denen, die Ihnen Mengen liefern können. Diese Mengen benötigen Sie zwar erst in der dritten Phase der Auswertung, aber erfahrungsgemäß ist es teilweise sehr aufwändig, Mengenquellen zu identifizieren und die Werte zu erhalten.