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Projektauftrag
Das wichtigste Dokument für den Projektbeginn
Als Einstieg in die Projektplanung wird am Ende der Projektinitiative der Projektauftrag geschrieben. Dabei reicht die Bandbreite der in der Praxis anzutreffenden Formate von Projektaufträgen vom einfachen mündlichen Zuruf („Frau Meyer, Sie übernehmen das Projekt xy!“) bis zu mehreren hundert Seiten langen Vertragswerken bei Großprojekten.
Was ist ein Projektauftrag?
Der Projektauftrag ist in der Regel ein umfangreiches Dokument, in dem die Inhalte eines Projektes detailliert erläutert werden. Er beschreibt die Bedingungen, zu denen die Projektverantwortung an die Projektleitung, interne bzw. externe Auftraggeber und gegebenenfalls einen Lenkungsausschuss übergeben wird. Damit wird gewährleistet, dass Projektleitung und Team ziel- und aufgabenorientiert arbeiten.
Mit dem Projektauftrag erhält die Projektleitung die Freigabe, ein Projekt zu beginnen. Der Projektauftrag steht am Anfang jeder Planungsphase. Die Qualität des Projektauftrags hängt von den gewissenhaften Prüfungen während der Multiprojektinitiative und dem professionellen Auftragsabstimmungsprozess zwischen Projektleitung und Auftraggeber ab.
Der Projektauftrag – Das muss drin stehen!
Im Projektauftrag werden die Ergebnisse festgeschrieben, die von einem Projekt erwartet werden und damit auch die der Projektleitung zugeschriebenen Befugnisse über Personal und Budgets, um die Ergebnisse zu liefern. Dazu gehören u. a. die Auftragsgrundlagen, Gestaltungsinhalte, Gestaltungsaufgaben, Restriktionen, Rahmenbedingungen, Ziele, Kosten, Termine (Meilensteine), die Projektaufbauorganisation sowie die Informationsrechte und -pflichten.
- Ausgangslage
Beschreibung der Grundlage des Auftrags (Handlungsdruck, vorliegende Ergebnisse früherer Phasen) - Umfang und Inhalt
Aufzählung der zu ändernden oder neu zu schaffenden Produkt-/Systembestandteile; Bennenung der betroffenen Organisationseinheiten / Prozesse; Abgrenzung und Schnittstellen auch zu anderen Projekten (Gestaltungsbereich) - Ziele / Ergebnisse / Lieferobjekte
Aufzählung, was in diesem Projekt / in dieser Phase mit den Lieferobjekten erreicht werden soll (erwarteter quantitativer und qualitativer Nutzen; Erfolgskriterien, Anforderungen zur Abnahme) - Projektaufgaben
Beschreibung der durchzuführenden Aufgaben / Phasen - Aufwand / Kosten / Budget
Bedarf an finanziellen und personellen Ressourcen für das Projekt / die Phase und Festlegung, welche Mittel von wem / wann bereitgestellt werden - Termine / Meilensteine
Nennung der Projekt- / Phasenstart- und Phasenendtermine (Ausführungen über terminliche Erfordernisse, Fristen / Abhängigkeiten) - Einflussgrößen
Aufzählung der zwingend einzuhaltenden Restriktionen und zu beachtenden Rahmenbedingungen, insbesondere möglicher Risiken - Projektaufbauorganisation
Benannter Projektleiter mit Verantwortlichkeiten und Befugnissen, Mitglieder des Lenkungsausschusses und des Projektteams - Information
Festlegung vereinbarter Empfänger von Projektinformationen mit Anlässen, Terminen und Formen der Kommunikation sowie übergreifender Anforderungen an die Dokumentation
Projektauftrag Vorlage (PDF)
Beispiel und Vorlage zum Download
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Warum ist der Projektauftrag wichtig?
Für die Projektleitung ist ein präziser und vollständiger Projektauftrag die Basis für eine gute Projektarbeit. Für Auftraggeber und Lenkungsausschuss bietet ein abgestimmter Auftrag die Gewähr, dass Projektleitung und Team ziel- und aufgabenorientiert arbeiten.
In der Praxis hat es sich bewährt, dass der Projektauftrag als „lebendes“ Dokument behandelt wird. Nur ein Projektauftrag mit dem aktiv gearbeitet wird, mit dem das Projektteam in den Austausch geht und über den „man spricht“ ist ein Projektauftrag, der zur Zielerreichung beitragen kann.
Das sind die Vorteile eines Projektauftrags:
Ergebnisse in den Gesamtkontext einordnen
Bei der Präsentation von Projektergebnissen
Ausgangspunkt klarstellen
Bei zusätzlichen Forderungen von Fachbereichen oder Auftraggeber
Auswirkungen beurteilen
Bei möglichen Änderungen im Laufe des Projektes
Inhalte verdeutlichen
Bei Gesprächen mit anderen Projektleitungen
Wie wird ein Projektauftrag erstellt?
Regeln für den Projektauftrag
✔ Ein vollständiger und aktueller Projektauftrag ist Holpflicht der Projektleitung.
✔ Der Projektauftrag lebt! Änderungen sind möglich, wenn der grundlegende Charakter des Projektauftrags nicht verloren geht.
✔ Änderungen müssen vom Auftraggeber oder Lenkungsausschuss genehmigt, mit Änderungsdatum und Unterschrift versehen und dokumentiert werden.
✔ Bei der Änderung einer Position im Projektauftrag müssen die Auswirkungen auf alle anderen Inhalte geprüft werden.
Herausforderungen bei der Entwicklung von Projektaufträgen
Schwierigkeiten bei der Formulierung des Projektauftrags
In der Praxis fällt es der Projektleitung oft schwer, den Projektauftrag sauber zu formulieren. Häufig wird zu wenig Zeit dafür eingeplant oder die Dimension der einzelnen Punkte ist unklar. Es fehlt die Möglichkeit, sich mit dem Auftraggeber ausreichend abzustimmen, so dass sich die Projektleitung vor Fehleinschätzungen fürchtet oder wesentliche Festlegungen vergisst.
Empfehlungen für eine effektive Auftragsklärung
Die Projektleitung sollte bis zu 3 % des Gesamtaufwandes für die Auftragsklärung und -formulierung einplanen und vor allem auf die Plausibilität zwischen den Auftragspositionen achten. So ergeben sich immer wieder Fragen, deren konsequente Klärung die Startbedingungen des Projekts erheblich verbessern. Es muss nicht immer alles in den Auftrag gepackt werden. Verweise auf Dokumente, Protokolle und Ergebnisse, die zur Entscheidungsfindung dienten, sollten immer beachtet werden.
Unterstützung durch etablierte Projektmanagement-Systeme
In Unternehmen mit einem etablierten Projektmanagement-System werden Auftragsformblätter im Intranet bereitgestellt und zu jedem Punkt Ausfüllhilfen angeboten. Das Projektmanagement-Office unterstützt bei der Formulierung. Es weist auf wichtige Pflichtbestandteile wie Kostenstellen von Auftraggeber und Auftragnehmer hin, vergibt die Projektnummern, fordert Berichtspflichten ein und erläutert die Systeme zur Aufwandserfassung.
Die Bedeutung von Verhandlungen und Projektmanagement-Kompetenzen
Die korrekten Inhalte sind häufig erst in einem langwierigen und bisweilen schwierigen Verhandlungsprozess zwischen Auftraggeber und designierter Projektleitung zu erarbeiten. Diese braucht dazu nicht nur profunde Projektmanagement-Kenntnisse. Mut zum Hinterfragen und Standfestigkeit sind mindestens genauso wichtig.
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- Jederzeit transparent, wer wann genehmigt hat
- Jederzeit nachvollziehbar, wer den Auftrag wann abgegeben hat
- Zurückstellung von Aufträgen
- Auftrag kann in ein Projekt überführt werden
- Im Auftrag geplante Meilensteine, Risiken oder auch Kosten werden automatisch in das Projekt übertragen
- Auftrag kann auch „nur“ als Aufgabe in ein bereits bestehendes Projekt überführt werden
FAQ
Ein Projektauftrag ist das wichtigste Dokument zum Start eines Projekts. Er beschreibt die Projektinhalte detailliert und legt die Bedingungen fest, unter denen die Projektverantwortung an die Projektleitung übergeben wird.
Ein präziser Projektauftrag bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Projektarbeit. Er sorgt dafür, dass alle Beteiligten – von der Projektleitung bis hin zum Team – zielgerichtet und effizient arbeiten können. Zudem dient er als Referenzpunkt für den Projekterfolg und hilft bei der Koordination von Änderungen während des Projekts.
Zu den wichtigsten Inhalten eines Projektauftrags gehören:
- Ziele: Was soll das Projekt erreichen?
- Aufgaben: Welche Schritte sind notwendig, um die Ziele zu erreichen?
- Budget: Welche finanziellen Mittel stehen zur Verfügung?
- Termine und Meilensteine: Wann müssen welche Ergebnisse vorliegen?
- Projektaufbau: Wer ist verantwortlich und wer ist im Team?
- Risiken und Rahmenbedingungen: Welche Faktoren können den Projekterfolg beeinflussen?
Die Erstellung des Projektauftrags liegt in der Verantwortung der Projektleitung. Dabei erfolgt die Abstimmung mit dem Auftraggeber und gegebenenfalls einem Lenkungsausschuss.
Der Detaillierungsgrad eines Projektauftrags kann variieren, abhängig von der Komplexität des Projekts. Bei kleinen Projekten kann der Auftrag übersichtlich sein, während er bei großen Projekten detaillierte Informationen über zahlreiche Aspekte wie Schnittstellen, Risiken und Abhängigkeiten enthält.
Ja, ein Projektauftrag ist ein "lebendes" Dokument. Änderungen sind möglich, wenn sie vom Auftraggeber oder Lenkungsausschuss genehmigt werden. Diese Änderungen müssen dokumentiert werden.
Eine sorgfältige Klärung der Anforderungen und Erwartungen ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden.
Ja, viele Unternehmen bieten standardisierte Vorlagen und Formulare an, um die Erstellung eines Projektauftrags zu erleichtern. Diese können individuell angepasst werden und helfen dabei, keine wichtigen Punkte zu übersehen. Laden Sie sich unsere PDF Vorlage als Arbeitshilfe herunter.
Die Dauer hängt von der Komplexität des Projekts ab. Eine Faustregel besagt, dass etwa 3 % des Gesamtaufwands für die Klärung und Formulierung des Projektauftrags eingeplant werden sollten.
Softwarelösungen wie ibo netProject bieten hilfreiche Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Projektaufträgen. Sie ermöglichen digitale Genehmigungsprozesse, die automatische Übertragung von Meilensteinen und Risiken in das Projekt und eine revisionssichere Dokumentation.
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