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Multiprojektmanagement
Effiziente Organisation und Erfolg durch Priorisierung
Mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, kann schnell zur Herausforderung werden. Vor allem, wenn Prioritäten fehlen oder Ressourcen schlecht geplant sind. Durch Multiprojektmanagement wird der Überblick behalten. Projekte werden klar umgesetzt, Ressourcen gezielt eingesetzt. In den nächsten Abschnitten erfahren Sie, wie Multiprojektmanagement gelingt. Mit Tipps zu Priorisierung, Ressourcenplanung und den besten Methoden – für erfolgreiche Ergebnisse.
Was ist Multiprojektmanagement?
Multiprojektmanagement bezeichnet die Planung, übergreifende Steuerung und Überwachung von mehreren Projekten, Programmen oder Portfolios in einer Organisation.
Unter Programm versteht man eine Menge von Projekten, die miteinander verknüpft sind, ein gemeinsames übergeordnetes Ziel verfolgen und spätestens mit der Erreichung der Zielsetzung enden.
Unter Portfolio versteht man die Zusammenfassung von Projekten und Programmen in einem abgegrenzten Verantwortungsbereich zum Zwecke einer permanenten übergeordneten Planung und Steuerung.
Programmmanagement und Projektportfolio sind somit ein integraler Bestandteil.
Unterschiede zwischen Multiprojekt-, Programm- und Portfoliomanagement
Das Multiprojektmanagement wird auf der operativen und der strategischen Ebene durchgeführt. Diese beiden Ebenen haben unterschiedliche Aufgaben und Schwerpunkte:
Auf operativer Ebene ist die Abstimmung der einzelnen Projekte, Programme und Portfolios untereinander wichtig, um
- Verzahnungen offenzulegen
- Doppelarbeiten zu vermeiden
- Verbundsvorteile frühzeitig festzustellen und zu nutzen
- inhaltliche Abhängigkeiten zu erkennen und in die Planung einzubeziehen
- mit Engpässen bei Einsatzmitteln umgehen zu können
Auf strategischer Ebene muss sichergestellt werden, dass
- die "richtigen" Projekte, Programme und Portfolios initiiert werden
- der Umfang der erforderlichen Einsatz- und Finanzmittel festgelegt wird
Zusammengefasst:
Während die operative Ebene darauf abzielt, die Effizienz und Koordination der laufenden Projekte zu maximieren, stellt die strategische Ebene sicher, dass die richtigen Projekte mit den passenden Ressourcen gestartet werden, um die Unternehmensziele bestmöglich zu unterstützen.
Erfolgsfaktoren und Herausforderungen
Erfolgsfaktoren
- Die „richtigen strategischen“ Projekte durchführen
- Transparente, eindeutige und zentrale Priorisierung
- „Mächtiges“ und akzeptiertes Projektmanagement-Office (PMO)
- Abgestimmte realistische Projektlaufzeiten, strategische Ressourcenplanung und Übersicht des Projektportfolios
- Qualifizierte Mitarbeiter:innen und Führungskräfte
- Nützliche Standards, klare Abläufe und Entscheidungswege
Herausforderungen und Probleme
- Fehlende Orientierung an Unternehmensstrategie
- Prioritäten ändern sich ständig
- Unrealistische Planung und Vorgaben
- Fehlende Kommunikation und Transparenz zu Projekten und Vorhaben in den Unternehmensbereichen
- Begrenzte personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen
- Inhaltliche Abhängigkeit der Projekte
- Fehlende Standards und unterschiedliches Vorgehen in Projekten
Wichtige Rollen im Multiprojektmanagement
Bewilligungsgremium
Das Bewilligungsgremium fungiert als dauerhaft eingerichtetes oberstes Entscheidungsgremium für das Multiprojektmanagement. Es stellt die Verbindung zur Geschäftspolitik und Strategie sicher und ist daher oft mit der Unternehmensleitung identisch.
Multiprojektmanager
Multiprojektmanager unterstützen die Unternehmens- oder Bereichsleitung bei der strategischen Ausrichtung von Projekten und Programmen. Sie stellen die Gesamtsicht auf alle Projekte und Programme einer Organisation her, um einen optimalen Projekt-Mix sicherzustellen, Risiken zu vermindern und Transparenz hinsichtlich der Wechselwirkung zwischen den Projekten herzustellen.
Projektmanagement-Office
Das Projektmanagement-Office als dauerhafte Einrichtung gibt den Projekten den methodischen Rahmen und Standards für das Projektmanagement vor und unterstützt (Multi-)Projektleiter:innen und Projektmitarbeiter:innen in der Anwendun. Diese Aufgaben werden oftmals auch der Organisationsabteilung übertragen.
Methoden im Multiprojektmanagement
Es gibt eine Vielzahl von Methoden und Ansätzen, die im Multiprojektmanagement eingesetzt werden können, um eine effektive Planung, Koordination und Kontrolle mehrerer Projekte zu gewährleisten.
Die Wahl der geeigneten Methode hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. der Art der Projekte, der Unternehmenskultur, der verfügbaren Ressourcen und dem Budget.
Eine effektive Kombination aus verschiedenen Methoden kann dazu beitragen, die Herausforderungen des Multiprojektmanagements erfolgreich zu bewältigen.
Die gängigsten Methoden:
- Projektportfolio-Management (PPM)
- Programm-Management
- Agile Methoden (z. B. Scrum oder Kanban)
- Klassische Projektmanagement-Methoden (z. B. Wasserfallmethode)
- Ressourcenmanagement
- Risikomanagement
- Multiprojektmanagement-Software und Tools
Priorisierung und Projektportfolio
Eine große Menge an Ideen haben sich auf den Weg durch den Initiativprozess gemacht. Viele sind an den Prüfungen, mit denen genau die richtigen und entscheidenden Projekte für Ihr Unternehmen identifizieren werden sollen, gescheitert. Doch die Wichtigsten stehen nun vor dem nächsten Schritt: der Priorisierung.
Probleme entstehen immer dann, wenn Unternehmen viele Projekte parallel bearbeiten und alle gleich behandeln. Die Kapazitäten verzetteln sich und der Wettbewerb um die größten Know-how-Träger blockiert die Projektarbeit.
Die grundsätzliche Aufgabe der Priorisierung besteht in der Bewertung der Projekte nach adäquaten Kriterien und die Bildung einer „Rangfolge“. Dadurch wird sicher gestellt, dass die begrenzten Einsatzmittel auf die wichtigsten Projekte konzentriert werden. Zunächst sind die Kennzahlen zu definieren, anhand derer die Projekte bewertet und das Portfolio aufgebaut werden soll.
Ressourcenplanung – Das A und O
Für die Bearbeitung von Projekten werden ausreichende und für die Aufgabenstellung gut geeignete Ressourcen benötigt. Die Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement ist eines der wichtigsten Aspekte, denn die Projekte stehen im ständigen Wettstreit um die Verteilung der knappen Einsatzmittel.
Sollen mehrere Projekte parallel bearbeitet und zu einem erfolgreichen Abschluss geführt werden, darf die Ressourcenplanung nicht nur auf Einzelprojektebene erfolgen. Die Einsatzmittel sind über alle Projekte hinweg zu koordinieren: Wann steht welcher Mitarbeitende, mit welcher Qualifikation, zu wieviel Prozent für den Einsatz in Projekten zur Verfügung ?
Die Beantwortung dieser Frage ist sowohl auf der operativen, als auch auf der strategischen Ebene zu betrachten. Ressourcen müssen einzelnen Projekten ausreichend zur Verfügung zu stehen, aber auch langfristig im Bezug auf Qualifikationen und Kapazitäten geplant werden.
Effiziente Organisation mit der richtigen Software
Überblick über alle Projekte im Unternehmen
Ein Gesamtüberblick über alle Projekte kann durch ein einfaches und effizientes Berichtswesen gewährleistet werden, wie im Video gezeigt. So wird Transparenz im Projektportfolio geschaffen.
ibo netProject ermöglicht eine umfassende Unterstützung in allen Rollen, Bereichen und Prozessen des Projektmanagements. Dadurch wird die tägliche Arbeit effizienter gestaltet.
Projektabhängigkeiten transparent machen
Die Darstellung der Abhängigkeiten zwischen Projekten im Projektportfolio kann mithilfe eines klaren Berichtswesens gewährleistet werden, wie im Video gezeigt wird.
Die Software unterstützt dabei, Projektabhängigkeiten effektiv zu managen und sorgt für eine transparente Übersicht.
Setzen Sie auf spezialisierte Multiprojektmanagement-Software wie ibo netProject.
✔️ Projektabhängigkeiten verwalten
✔️ Ressourcen gezielt einsetzen
✔️ Transparenz schaffen
Weiterbildungen für Multiprojektmanager
Seminar Multiprojektmanagement
Das Seminar befähigt dazu, Projektportfolios strategisch und operativ zu steuern und in die Unternehmensstrategie einzubetten.
IPMA® Level D-Zertifizierung
In einem Live-Online-Format frischen Sie in kurzer Zeit die Grundlagen des Projekt- und Multiprojektmanagement auf und bereiten sich auf die Prüfung zum Zertifikat IPMA® Level D vor.
Coaching im Multiprojektmanagement
Wir begleiten Sie als Sparringspartner, wenn Sie eine berufliche Herausforderung im Multiprojektmanagement meistern möchten.
FAQ
Multiprojektmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Überwachung mehrerer Projekte in einer Organisation, um Ressourcen effizient einzusetzen und Ziele zu erreichen.
Multiprojektmanagement koordiniert mehrere Projekte gleichzeitig. Programmmanagement umfasst Projekte mit gemeinsamen Zielen, während Portfoliomanagement die übergeordnete Planung und Steuerung von Projekten und Programmen in einem Verantwortungsbereich darstellt.
Es gibt eine operative und eine strategische Ebene. Operativ werden Projekte abgestimmt und effizient umgesetzt. Strategisch wird entschieden, welche Projekte gestartet und welche Ressourcen benötigt werden.
Erfolgsfaktoren sind klare Priorisierung, abgestimmte Ressourcenplanung, qualifizierte Mitarbeitende, ein starkes Projektmanagement-Office (PMO) und transparente Entscheidungswege.
Zu den Herausforderungen gehören fehlende strategische Orientierung, sich ständig ändernde Prioritäten, unrealistische Planungen und begrenzte Ressourcen.
Zu den wichtigen Rollen gehören das Bewilligungsgremium (Entscheidungsebene), der Multiprojektmanager (Koordination der Projekte) und das Projektmanagement-Office (methodische Unterstützung).
Es kommen verschiedene Methoden zum Einsatz, darunter Projektportfolio-Management, Programm-Management, agile Ansätze (z. B. Scrum, Kanban), klassische Methoden (z. B. Wasserfall) sowie Ressourcen- und Risikomanagement.
Ressourcen sind oft begrenzt. Eine gute Ressourcenplanung stellt sicher, dass Mitarbeitende und Mittel effizient über alle Projekte verteilt werden und Engpässe vermieden werden.
Durch das Berichtswesen und spezialisierte Projektmanagement-Tools wie ibo netProject können Abhängigkeiten zwischen Projekten einfach dargestellt werden.
Die ibo Akademie bietet Seminare und Coaching an, die Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten im Multiprojektmanagement zu erweitern um auf strategischer und operativer Ebene erfolgreich zu sein.
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