Die Zusammenarbeit von Landessparkasse zu Oldenburg und ibo

Wir führen ungefähr 25 bis 30 Projekte pro Kalenderjahr durch.

Wir unterscheiden zunächst zwei Projektklassen, die sich im Dokumentationsumfang voneinander abgrenzen. In den unterschiedlichen Projektkategorien (wie z. B. aufsichtsrechtliche, technische, geschäftspolitische Pflicht- oder Wahlprojekte) finden sich Projekte verschiedenster Art, wie IT, Vertrieb, Bau, Aufbauorganisation etc.

Uns war es wichtig, dass wir eine Softwarelösung finden, die sowohl die Einzel- als auch die Multiprojektsteuerung abdeckt und zudem anwenderfreundlich und gestaltbar ist. Unsere Projektmanagementprozesse und -anforderungen werden mit ibo netProject bedarfsgerecht unterstützt und abgedeckt.

Wir haben vormals einige Updates ausgelassen und in 2016 war die Zeit reif für eine spürbare Weiterentwicklung unseres Projektmanagements. Unsere Prozesse sollten vereinfacht und Papier reduziert werden. Zusammen mit unseren Anwender:innen hatten wir den Wunsch, dass das gesamte Projektmanagement digitaler und moderner wird und sich letztlich in die übergeordnete Digitalisierungsstrategie einfügt.

Der Neustart mit der weiterentwickelten Version verlief problemlos und wurde vom Vorstand bis zum Projektmitglied sehr positiv aufgenommen.

Der Wechsel von Version 8 auf Version 12 war für uns ein großer Sprung und unseres Erachtens nur mit professioneller Hilfe von ibo möglich. Wir wollten mit dem Workshop unsere fachlichen Arbeitsprozesse weiterentwickeln und optimieren und auch sicherstellen, dass wir die hinzugekommenen Funktionalitäten gleich praxisnah kennenlernen und in unser Nutzungskonzept integrieren können.

Im Vorfeld fand eine intensive Abstimmung der Prozessabläufe inklusive Fragen und Anforderungen unsererseits statt. Im Workshop stand dann die technische Vorbereitung und Umsetzung der vorher abgestimmten Anforderungen im Mittelpunkt. Die Anlage eines neuen Mandanten und das individuelle Customizing der Anwendung erfolgte dabei nach dem Prinzip „Learning by Doing“. Dies ermöglichte uns ein schnelles Auseinandersetzen mit den Möglichkeiten der Softwaregestaltung. Anschließend hat ibo Schulungsunterlagen erstellt und sie benutzerfreundlich mit unseren eigenen Software-Screenshots ausgestaltet. Es folgten vier Schulungsworkshops, in denen die aktiven Projektleiter und Projektinitiatoren fit gemacht wurden.

Ein ganz klares „Ja“.

Auf operativer Ebene nutzen wir den Initiativworkflow, den auch unsere Vorstände als Auftraggeber sehr schätzen. Sie freuen sich darüber, dass ibo die Genehmigung der Anträge auch mobil ermöglicht. Bei der Projektdurchführung stehen Dokumentenstruktur, Aufgabenmanagement, Kosten- und Ressourcencontrolling, Statusberichte, Protokolle und natürlich der Projektabschluss im Vordergrund. Es gibt bei den Nutzern allerdings unterschiedliche Schwerpunkte.

Wir nutzen in erster Linie die Projektstruktur-, Ablauf-und Terminplanung. Die Erinnerungsfunktion, Dokumentenanhänge u. Ä. wird im Aufgabenmanagement in unterschiedlicher Brandbreite und Ausprägung genutzt.

Auf der Projekthomepage werben wir für Nutzen und Ziele des Projektes und zeigen den gegenwärtigen Projektstatus an. Auf der persönlichen Homepage unter Mein netProject haben wir den Nutzer:innen standardmäßig ihre wichtigsten Impulse hinterlegt: Meine Projekte, Meine Projektsitzungen, Meine Aufgaben.

Die Nutzer- und Ressourcendaten holen wir mit dem LDAP-Abgleich automatisiert aus unserem Active Directory, der zentralen Benutzerdatenbank. Das reduziert die Aufwände für die ibo-Benutzerverwaltung. Skills verwalten wir aktuell nicht. Auch wenn wir zu den großen Sparkassen gehören, kennen wir unsere Projektbeteiligten noch persönlich, so dass ihre fachlichen und persönlichen Stärken präsent sind.

Durch die Umsetzungsmöglichkeit von Standards in der Projektarbeit sowie der nunmehr einheitlichen digitalen Projektinitiative erreichen wir einen hohen Effizienzgewinn. Zusätzlich sorgt die Software für mehr Transparenz im Projektportfolio und damit für eine Vereinfachung des Reportings an den Vorstand. Einige Anwender:innen nutzen die Software sogar zusätzlich universell für Planung und Steuerung Ihrer individuellen Linienmaßnahmen. Beim Ressourcenmanagement machen wir uns das Ressourcencontrolling mit der Steuerung von Plan-Aufwänden zunutze.

Wir haben ehemals mit monatlichen Berichten angefangen und uns zwischenzeitlich für ein vierteljährliches Intervall entschieden. Wir haben gemerkt, dass durch vierteljährliche Berichtsintervalle eine höhere Realitätsnähe entsteht. Kürzere Intervalle gibt es nur in Ausnahmefällen unter besonderen Projektbedingungen.

Wir haben Multiprojekt-Infouser-Rechte an Revision, Beauftragte, Personalrat und das Risikomanagement vergeben, damit sich die genannten Bereiche im Bedarfsfall zu jeder Zeit informieren können. Zudem nutzen wir Quartalsberichte an die Bereichsleitungen für das regelmäßige Ressourcencontrolling. Der Vorstand erhält im vierteljährlichen Projektmanagementausschuss einen Bericht über den Gesamtstatus der Projekte.

Das können wir aus unserer Perspektive so bestätigen. Die Software ist zudem vielseitig einsetzbar.

Die Akzeptanz steigt ganz klar mit der Nutzungshäufigkeit. Insgesamt betrachtet, zählt die Software in unseren Fachbereichen zu den bekannten und etablierten Software-Lösungen.

Die Zusammenarbeit mit ibo hat sich für uns stets als sehr kundenorientiert und partnerschaftlich erwiesen. Die Workshops, geleitet von Frau Kanzler und Herrn Bingel, waren nicht nur sehr zielführend und qualifiziert, sondern haben auch Spaß gemacht.

Die Ergebnisse sprechen für sich – und für ibo. Wir sind gespannt, auf welche Neuerungen wir uns in Zukunft freuen können. Eine davon wird die durch uns beauftragte Einbettung des Initiativ-Workflows in die mobile Version sein. Ein Kundenauftrag, für den ibo Lösungen gesucht und gefunden hat.