Die Zusammenarbeit von Sparkasse Haslach-Zell und ibo

Der Vorstand hat vor kurzem den Beschluss gefasst, grundsätzlich alle Projekte und Vorhaben über netProject abzubilden. Daher sind wir vor kurzem auch auf eine Unternehmenslizenz umgestiegen. Nur damit können wir vollständige Transparenz über alle Veränderungen im Unternehmen herstellen und dem Vorstand die Möglichkeit geben, alle Themen zu koordinieren und auch zu steuern.

Die ibo-Cloud erfüllt die Anforderungen, die wir an einen sicheren Cloud-Betrieb stellen:

• Daten in Deutschland
• Deutsches Recht
• Vertragswerk nach dem BDSG (Bundesdatenschutzgesetz)
• Komplett getrennt vom Bankennetz
• In der Software werden außerdem keine Kundendaten verwaltet

Da gibt es viele Gründe:

• Mehr Transparenz
• Weniger Aufwand für Meetings
• Bessere Auslastung der Ressourcen
• Einfachere Budgetverwaltung

Der Zugang ist auch außerhalb des Firmennetzes über Smartphone, Tablet oder Notebook möglich. So können auch externe Projektmitglieder problemlos auf ihr Projektmanagement zugreifen. Außerdem entstehen keine Aufwände für Betrieb und Support (Updates, Backup). Neue Versionen und Patches werden schnell bereitgestellt. Seit dem Einsatz in der Cloud gab es im Betrieb keine (für uns messbare) Downtime.

Alles begann mit dem Customizing-Workshop, den wir gemeinsam mit einem ibo-Trainer durchgeführt haben. Dieser Workshop ist wirklich sehr zu empfehlen, weil er uns auch fachlich gut vorbereitet hat. Während des Workshops haben wir das (Multi-)Projektmanagementkonzept in ibo netProject umgesetzt und auch die Formulare für Status- und Abschlussbericht und den Auftrag erstellt. Darüber hinaus haben wir auch zusätzliche Felder für unsere Arbeit mit der Software definiert – zum Beispiel Projekteigenschaften wie BSC-Kriterien, Einstufung Revision, Vorhabenstyp usw.

Wir nutzen das Ressourcenmanagement weniger zur Steuerung von Auslastung. Wir verwenden es hauptsächlich zur Dokumentation der angefallenen Zeiten und somit zum Controlling der Personalkosten. Wir verrechnen dabei keine individuellen Stundensätze, sondern haben einen Standardsatz für alle internen Mitarbeiter:innen festgelegt. Wir konnten dadurch aufzeigen, dass die internen Projektkosten deutlich höher waren, als man gemeinhin immer gedacht hatte. Die Sitzungskultur hat sich dadurch verändert und wir sind damit heute wesentlich effizienter unterwegs. Bei externen Projektmitgliedern lässt sich damit ebenfalls wunderbar eine Kostenkontrolle durchführen, je nachdem, ob ein Stundensatz oder ein Pauschalhonorar vereinbart ist.

Die Statusberichte sind für uns ein wesentliches Steuerungselement der Projektarbeit. Bei Projekten haben wir geregelt, dass die Projektleiter (mindestens) monatliche Statusberichte abliefern und überwachen dies auch in der zentralen Projektsteuerung.

Reportet wird an den Vorstand und den jeweiligen Lenkungsausschuss.

Da gibt es alles – von begeisterten Power-Usern bis hin zu Totalverweigerern. Glücklicherweise überwiegen erstere. Bei den Skeptikern hilft uns natürlich in der Überzeugungsarbeit, dass auch der Vorstand voll hinter dem Softwareeinsatz steht.

Ja, sehr.