Projektplanung - die 10 Schritte der Planungsphase

Wer die besten Voraussetzungen für das Gelingen des nächsten Projektes schaffen möchte, ist gut beraten, Zeit in die Projektplanung zu investieren. In dieser Phase besteht die Chance für Projektleiter:innen, das Projekt wirklich zu durchdringen, Lösungswege früh zu erkennen und später gut vorbereitet und flexibel auf unerwartete Ereignisse reagieren zu können.

Mit der Projektplanung wird das gesamte Projekt strukturiert und in beherrschbare, gut erreichbare Vorgänge eingeteilt – denn kleine, kurzfristige Ziele sind besser zu erreichen als ein großes langfristiges Ziel. 

Dadurch erhalten alle Beteiligten Orientierung über das Projekt, die Aufgaben werden koordinierbarer, Abweichungen können schneller erkannt werden. Wir stellen hier zehn Elemente vor, die unserer Ansicht nach in jeder Planung berücksichtigt werden sollten.

Sowohl der Einflussbereich als auch der Gestaltungsbereich des Projektes wird hier ermittelt. Es wird festgelegt, was für das Team innerhalb und außerhalb des Aufgabenbereichs liegt. Welche Bereiche werden von den Veränderungen, die das Projekt vornimmt, beeinflusst, und ist das überhaupt erwünscht?

Die Stakeholder-Analyse stellt sicher, dass alle relevanten Personen in das Projekt einbezogen werden. So können Erwartungshaltungen verstanden und Bedenken rechtzeitig gehört werden. Damit steigen die Chancen auf das Gelingen des Projekts erheblich.

Die Anforderungen der Stakeholder, Rahmenbedingungen und Restriktionen geben die Leitplanken, entlang derer die Projektziele formuliert werden. Ein gutes Ziel nimmt keine Lösung vorweg und ist idealerweise SMART formuliert. 

Für jedes Arbeitspaket des Projektstrukturplans wird der personelle und materielle Ressourcenbedarf und Aufwand ermittelt. Lieferzeiten, rechtliche Aspekte der Beschaffungsprozesse (Verträge) und Verfügbarkeitsprobleme werden im Projektablauf berücksichtigt.

Die Kosten ergeben sich aus den Preisen der Ressourcen. Sie werden durch intern bereitgestellte Budgets gedeckt oder erfordern eine Finanzierung.

Der Ablaufplan bringt die definierten und bewerteten Arbeitspakete des Projektstrukturplans in eine sinnvolle Reihenfolge. 

Sich der eigenen Fähigkeiten bewusst zu werden um sie bestmöglich einsetzen zu können, ist für Projektleiter:innen selbstredend nützlich. Selbstreflexion erfordert Ehrlichkeit und Zeit, der Einsatz lohnt sich jedoch. Die achtsame Auseinandersetzung mit den eigenen Fähigkeiten hilft auch beim Erkennen von Fähigkeiten der Projektmitglieder. Methoden, wie ein persönliches Entwicklungsboard, sind deshalb ein Bestandteil unserer Lernreisen. 

Die Projektplanung im Projektmanagement zielt darauf ab, einen Projektauftrag in klar definierte, delegierbare Arbeitspakete aufzuspalten. Diese Pakete sollen effizient und zielgerichtet, sowohl individuell als auch im Team, bearbeitet und überwacht werden können. Dabei ist es entscheidend, dass sie den Gesamtzusammenhang nicht verlieren und rational parallel abgearbeitet werden können, wobei klare Abhängigkeiten bestehen.

In diesem Prozess werden thematische Teilpläne entwickelt, die sorgfältig untereinander abgestimmt und mit dem Projektauftrag abgeglichen werden müssen. Der daraus resultierende integrierte Projektmanagementplan, der oft eine formelle Freigabe erfordert, dient als Grundlage für die Ausführungsphase des Projekts und hilft bei der Diagnose und Steuerung durch Vergleiche.

Die Projektplanung beinhaltet auch die Erstellung eines Projektstrukturplans, der die Lieferobjekte, ihre Beziehungen und Hierarchien klar gliedert. Dieser Plan umfasst Phasen, Teilprojekte, Teilaufgaben, Arbeitspakete und Aktivitäten, die durch eine eindeutige Codierung identifizierbar sind.

Die Nutzung einer geeigneten Projektmanagement-Software ist dabei unerlässlich, um den Überblick über Aufgaben, Ressourcen und Termine zu behalten und die Kommunikation sowie das Dokumentenmanagement zu erleichtern. Darüber hinaus kann eine Weiterbildung in Projektmanagementmethoden und -tools die Effizienz und Effektivität in der Projektplanung erheblich verbessern.

Die frühzeitige Festlegung von Meilensteinen und die Schätzung der Dauer der verschiedenen Aufgaben ermöglichen die Planung von Start- und Endterminen sowie die Identifikation möglicher Pufferzeiten und kritischer Wege. Die Verfügbarkeit interner Kapazitäten und die Notwendigkeit externer Ressourcen oder Terminanpassungen werden ebenfalls berücksichtigt.

Die Kosten für die Nutzung und den Verbrauch von Ressourcen müssen durch Budgets abgedeckt werden, die je nach Projektart spezielle Finanzierungen erfordern können. Die Aufgaben werden von den Projektbeteiligten entsprechend ihrer Rollen, Befugnisse und Verantwortlichkeiten ausgeführt, wobei die Planungsinhalte stark interdependent sind. Der Projektplanungsprozess ist abgeschlossen, wenn eine Vereinbarung mit den Verantwortlichen der Arbeitspakete bzw. den agilen Teams erzielt ist.

Für einen sofortigen Start in Ihre Projektplanung steht Ihnen eine PDF-Vorlage zum Download zur Verfügung. Nutzen Sie diese Vorlage, um Ihren Projektmanagementplan strukturiert und effektiv zu gestalten.

Zum Download der Projektplanungsvorlage