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Projektplanung - die 10 Schritte der Planungsphase
Vorbereitung der Projektdurchführung
Wer die besten Voraussetzungen für das Gelingen des nächsten Projektes schaffen möchte, ist gut beraten, Zeit in die Projektplanung zu investieren. In dieser Phase besteht die Chance für Projektleiter:innen, das Projekt wirklich zu durchdringen, Lösungswege früh zu erkennen und später gut vorbereitet und flexibel auf unerwartete Ereignisse reagieren zu können.
Warum ist die Projektplanung wichtig?
Mit der Projektplanung wird das gesamte Projekt strukturiert und in beherrschbare, gut erreichbare Vorgänge eingeteilt – denn kleine, kurzfristige Ziele sind besser zu erreichen als ein großes langfristiges Ziel.
Dadurch erhalten alle Beteiligten Orientierung über das Projekt, die Aufgaben werden koordinierbarer, Abweichungen können schneller erkannt werden. Wir stellen hier zehn Elemente vor, die unserer Ansicht nach in jeder Planung berücksichtigt werden sollten.
Vorlage für die Projektplanung
![Projektplanung Vorlage zum Ausfüllen Projektplanung Vorlage zum Ausfüllen](/fileadmin/_processed_/d/c/csm_projektplanung-vorlage_f85f2e79f2.png)
Laden Sie sich jetzt Ihre Vorlage für Ihre Projektplanung als PDF herunter und erhalten Sie ein wertvolles Hilfsmittel für Ihr Projektmanagement. In der Vorlage sind alle Schritte und Projektplanungsphasen in einem übersichtlichen Dokument zusammengefasst.
Nutzen Sie die PDF-Vorlage für Ihr nächstes Projekt und notieren Sie direkt im Dokument alle benötigten Inhalte.
Projektplanung – Schritte und Inhalte einfach erklärt!
![Bestandteile der Projektplanung Bestandteile der Projektplanung](/fileadmin/_processed_/3/6/csm_inhalte-projektplanung_c24e244be9.png)
1.) Projektscope festlegen
Sowohl der Einflussbereich als auch der Gestaltungsbereich des Projektes wird hier ermittelt. Es wird festgelegt, was für das Team innerhalb und außerhalb des Aufgabenbereichs liegt. Welche Bereiche werden von den Veränderungen, die das Projekt vornimmt, beeinflusst, und ist das überhaupt erwünscht?
2.) Stakeholderanalyse
Die Stakeholder-Analyse stellt sicher, dass alle relevanten Personen in das Projekt einbezogen werden. So können Erwartungshaltungen verstanden und Bedenken rechtzeitig gehört werden. Damit steigen die Chancen auf das Gelingen des Projekts erheblich.
3.) Ziele definieren
Die Anforderungen der Stakeholder, Rahmenbedingungen und Restriktionen geben die Leitplanken, entlang derer die Projektziele formuliert werden. Ein gutes Ziel nimmt keine Lösung vorweg und ist idealerweise SMART formuliert.
4.) Risikoanalyse
Eine Risikoanalyse sollte fester Bestandteil der Projektplanung sein. Ziel ist dabei nicht, alle potenziellen Risiken zu vermeiden, sondern Handlungsspielräume zu schaffen, um bewusst auf mögliche Bedrohungen eingehen zu können. Im Rahmen der Projektplanung sollten vorbeugende Maßnahmen ergriffen und ein Budget zur Absicherung von Risiken eingeplant werden.
![Projektstrukturplan - Beispiel für ein Organisationsprojekt Projektstrukturplan - Beispiel für ein Organisationsprojekt](/fileadmin/_processed_/b/1/csm_abb._4.44_projektstrukturplan_fuer_ein_organisationsprojekt_fe133a628d.png)
5.) Projektstrukturplan erstellen
Nun wird es konkreter: Der Projektstrukturplan (PSP) verschafft einen Überblick über die organisatorische Struktur und zerlegt komplexe Aufgaben in kleinere, besser beherrschbare Komponenten. Daraus werden der Projektablauf, die Ressourcen, die Kosten sowie ein geeigneter Projektaufbau abgeleitet und die einzelnen Arbeitspakete gebildet.
Story Map und Backlog sind die Projektstrukturen agiler Projekte: Im Unterschied zum Wasserfall-Projekt wird im Agilen durch kontinuierliche Anpassungen, die Refinements, geplant.
![Meilensteine im Projekt planen Meilensteine im Projekt planen](/fileadmin/_processed_/8/f/csm_meilenstein_f34f011141.png)
6.) Meilensteine planen
Meilensteine dienen als Orientierungspunkte für den Projektfortschritt und zeigen, ob das Projekt im gewünschten Maß voranschreitet. Hier werden wichtige Zwischenziele und Ereignisse definiert. Die Aufgaben zwischen den Meilensteinen werden in eine logische Reihenfolge gebracht und anschließend ihre Dauer und Ressourcenbedarfe geschätzt.
Auf diese Weise wird geprüft, ob die definierten Meilensteine zu erreichen und welche Vorgänge kritisch sind, welche Zeitpuffer verbleiben und ob der Terminplan optimierbar wäre.
7.) Ressourcenbedarf ermitteln
Für jedes Arbeitspaket des Projektstrukturplans wird der personelle und materielle Ressourcenbedarf und Aufwand ermittelt. Lieferzeiten, rechtliche Aspekte der Beschaffungsprozesse (Verträge) und Verfügbarkeitsprobleme werden im Projektablauf berücksichtigt.
8.) Kosten planen
Die Kosten ergeben sich aus den Preisen der Ressourcen. Sie werden durch intern bereitgestellte Budgets gedeckt oder erfordern eine Finanzierung.
9.) Ablaufplan erstellen und Aufgabenpakete vereinbaren
Der Ablaufplan bringt die definierten und bewerteten Arbeitspakete des Projektstrukturplans in eine sinnvolle Reihenfolge.
10.) Soft Skills und Selbstreflexion (Last, but not least)
Sich der eigenen Fähigkeiten bewusst zu werden um sie bestmöglich einsetzen zu können, ist für Projektleiter:innen selbstredend nützlich. Selbstreflexion erfordert Ehrlichkeit und Zeit, der Einsatz lohnt sich jedoch. Die achtsame Auseinandersetzung mit den eigenen Fähigkeiten hilft auch beim Erkennen von Fähigkeiten der Projektmitglieder. Methoden, wie ein persönliches Entwicklungsboard, sind deshalb ein Bestandteil unserer Lernreisen.
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Zusammenfassung der Projektplanung
Die Projektplanung im Projektmanagement zielt darauf ab, einen Projektauftrag in klar definierte, delegierbare Arbeitspakete aufzuspalten. Diese Pakete sollen effizient und zielgerichtet, sowohl individuell als auch im Team, bearbeitet und überwacht werden können. Dabei ist es entscheidend, dass sie den Gesamtzusammenhang nicht verlieren und rational parallel abgearbeitet werden können, wobei klare Abhängigkeiten bestehen.
In diesem Prozess werden thematische Teilpläne entwickelt, die sorgfältig untereinander abgestimmt und mit dem Projektauftrag abgeglichen werden müssen. Der daraus resultierende integrierte Projektmanagementplan, der oft eine formelle Freigabe erfordert, dient als Grundlage für die Ausführungsphase des Projekts und hilft bei der Diagnose und Steuerung durch Vergleiche.
Die Projektplanung beinhaltet auch die Erstellung eines Projektstrukturplans, der die Lieferobjekte, ihre Beziehungen und Hierarchien klar gliedert. Dieser Plan umfasst Phasen, Teilprojekte, Teilaufgaben, Arbeitspakete und Aktivitäten, die durch eine eindeutige Codierung identifizierbar sind.
Die Nutzung einer geeigneten Projektmanagement-Software ist dabei unerlässlich, um den Überblick über Aufgaben, Ressourcen und Termine zu behalten und die Kommunikation sowie das Dokumentenmanagement zu erleichtern. Darüber hinaus kann eine Weiterbildung in Projektmanagementmethoden und -tools die Effizienz und Effektivität in der Projektplanung erheblich verbessern.
Die frühzeitige Festlegung von Meilensteinen und die Schätzung der Dauer der verschiedenen Aufgaben ermöglichen die Planung von Start- und Endterminen sowie die Identifikation möglicher Pufferzeiten und kritischer Wege. Die Verfügbarkeit interner Kapazitäten und die Notwendigkeit externer Ressourcen oder Terminanpassungen werden ebenfalls berücksichtigt.
Die Kosten für die Nutzung und den Verbrauch von Ressourcen müssen durch Budgets abgedeckt werden, die je nach Projektart spezielle Finanzierungen erfordern können. Die Aufgaben werden von den Projektbeteiligten entsprechend ihrer Rollen, Befugnisse und Verantwortlichkeiten ausgeführt, wobei die Planungsinhalte stark interdependent sind. Der Projektplanungsprozess ist abgeschlossen, wenn eine Vereinbarung mit den Verantwortlichen der Arbeitspakete bzw. den agilen Teams erzielt ist.
Für einen sofortigen Start in Ihre Projektplanung steht Ihnen eine PDF-Vorlage zum Download zur Verfügung. Nutzen Sie diese Vorlage, um Ihren Projektmanagementplan strukturiert und effektiv zu gestalten.
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Projektplanung-Software
Mit dem richtigen Programm, die Projektplanung effizienter gestalten.
- Meilensteine terminieren und direkt aus dem Projektauftrag in den Projektplan übernehmen
- Aufgabenpakete anlegen und zeitlichen Ablauf planen
- Verantwortliche und Ausführende zuweisen, Überblick der vorhandenen Ressourcen auf der Multiprojektebene
- Bei hybridem PM: Team-Boards für Aufgaben-Pakete anlegen
- Bei agilem PM: Start der ersten Sprint-Planung
- Kosten und Risikoplanung aus dem Projektauftrag übernehmen
- Statusberichte und Projektabschlussbericht für die gesamte Projektlaufzeit terminieren