Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Methoden

Die Methoden für eine kontinuierliche Prozessverbesserung passen Teilprozesse in kleinen Schritten an Umweltveränderungen an um das aktuelle Leistungsniveau zu erhalten oder inkrementell zu steigern.

Methoden zur kontinuierlichen Prozessverbesserung oder auch KVP setzen bei Teilprozessen und Aufgabeneinzelner Arbeitsplätze oder Teams an. Die End-to-end-Prozesse bleiben in ihrer eigentlichen Struktur unverändert. Durch den überschaubaren Gestaltungsbereich wird es möglich, schnell Optimierungsmaßnahmen umzusetzen und die Wirkungen unmittelbar zu spüren. Dadurch, dass man sich nicht oder nur wenig fachbereichsübergreifend abstimmen muss, treten in der Regel weniger Widerstände auf.

Die Anlässe für Kaizen, KVP oder Kata sind eher alltägliche Probleme wie Störungen des Prozessablaufs, punktuelle Schwächen oder Verschwendungen. So zielt beispielweise die 5S-Methode, die im deutschen Sprachraum auch 5A-Methode genannt wird, auf das Problem unordentlicher Arbeitsplätz ab. In dem jeder einzelne mit dieser Methode seine Stelle ständig sicher, geordnet, sauber und standardisiert verbessert, wird die Basis für insgesamt optimierte Prozesse geschaffen.

KVP-Methoden zielen darauf ab, das aktuelle Leistungsniveau zu erhalten oder permanent leicht zu erhöhen. Dadurch, dass sich die Anforderungen von Märkten, Kund:innen, Wettbewerbern, Kooperationspartnern oder Technologien ständig verändern, ist es meist bereits herausfordernd, die Prozessergebnisse permanent stabil zu halten. Da Stillstand jedoch häufig als Rückschritt verstanden wird, streben Methoden zur kontinuierlichen Prozessverbesserung permanent kleinere Ziele an. So findet man beispielweise bei Vorher-Nacher-Vergleichen auf KVP-Boards Erfolge wie „10 Minuten weniger Durchlaufzeit“, „5 Euro Prozesskosten gespart“ oder „3 Fehler eliminiert“. KVP-Methoden setzen auf den Effekt, dass sich über die Zeit hinweg die kleinen Zielerreichungen aufsummieren und auf die Weise auch größerer Prozessverbesserungen möglich sind.

Die Methoden zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess sind grundsätzlich Ist-orientiert und analytisch. So werden beispielweise Verschwendungen bestehender Teilprozesse genau lokalisiert, beziffert, deren Ursachen analysiert und dann mit entsprechenden Maßnahmen abgestellt. Die Methoden greifen hier auf einen ähnlichen Werkzeugkoffer zu. Bei Kaizen werden dazu zum Beispiel statistische Verfahren (7 alte Werkzeuge), Managementtools (7 neue Werkzeuge), 5S-Methode und 7 Verschwendungsarten als Analysetechniken eingesetzt.

Charakteristisch für die Methoden des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist es, dass die Betroffenen für das reibungslose Funktionieren ihrer Prozesse selbst verantwortlich sind. Dies geschieht beispielsweise beim Kata-Konzept auf individueller Ebene, indem alle Mitarbeiter:innen Verhaltensroutinen trainieren, die sie befähigen, Prozesse systematisch und nachhaltig zu optimieren (Verbesserungs-Kata). Die Führungskräfte unterstützen über die Coaching-Kata die kollektive Problemlösungsfähigkeit. Auf der Gruppenebene werden flächendeckend permanente Kaizen-Teams eingesetzt, die selbstorganisiert und eigenverantwortlich ihre eigenen Teilprozesse kontinuierlich verbessern.

Der Umfang informationstechnischer Verbesserungsmaßnahmen ist im Rahmen der KVP-Methoden analog zu allen anderen kontinuierlichen Optimierungen eher gering. Meist geht es vor allem darum, vorhandene Hard- und Software durch kleinere Anpassungen, Schnittstellen oder Workarounds wie Robotic Process Automation (RPA) besser zu nutzen. Häufig reicht es auch schon aus, die Prozessbeteiligten in den Tools zu schulen, um Verschwendungen durch ineffiziente Bedienung zu eliminieren.

Alle KVP-Methoden setzen auf das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen, Prozessschwächen selbständig zu analysieren und zu beseitigen. Dieser Bottom-up-Ansatz erfordert es, dass die Mitarbeiter:innen flächendeckend beteiligt, befähigt, bevollmächtigt und motiviert werden, ihre Teilprozesse nachhaltig zu verbessern. Die Hauptaufgabe der Führung von KVP-Teams liegt darin, den personellen und organisatorischen Rahmen sowie die Ziele mit den Kaizen-Teams zu vereinbaren.