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Revisionsbericht schreiben – präzise und prägnant
In der modernen Geschäftswelt, in der Zeit ein kostbares Gut ist, werden lange, umständliche Revisionsberichte zunehmend zu einem Hindernis statt einer Hilfe. Deshalb ist es entscheidend, prägnante und präzise Berichte zu erstellen, die wesentliche Informationen klar und übersichtlich vermitteln.
Was ist ein Revisionsbericht?
Ein Revisionsbericht ist ein strukturiertes Dokument, das die Ergebnisse einer durchgeführten Revision zusammenfasst. Er dient der objektiven und systematischen Darstellung der Feststellungen, die während des Prüfungsprozesses gemacht wurden. Daraus resultieren Maßnahmen zur Behebung von Mängeln oder zur Verbesserung von Qualität und Effizienz der geprüften Prozesse.
Der Revisionsbericht dient als Grundlage für das Management zur Entscheidungsfindung und als Nachweis der durchgeführten Revisionstätigkeiten.
Schluss mit langen Revisionsberichten
Stellen Sie sich vor, Ihre Prüfungsberichte könnten ebenso prägnant und wirkungsvoll sein wie ein Elevator Pitch – direkt auf den Punkt, klar und überzeugend. Die Zeiten der langatmigen Berichte sind vorbei! Nutzen Sie die Chance, Ihre Berichterstattung zu revolutionieren und dabei sowohl Ihre Effizienz als auch die Zufriedenheit Ihrer Stakeholder zu steigern. Nachfolgend bekommen Sie einige Impulse, die Ihnen dabei behilflich sein können.
Kriterien für Revisionsberichte
Orientierung an Mindestanforderungen
Die Berichterstattung sollte sich eng an den aufsichtsrechtlichen und berufsständischen Mindestanforderungen orientieren. Dies bedeutet, dass die Berichte ergebnis- und mangelorientiert sein müssen.
Es ist wichtig, dass wesentliche und gravierendere Mängel klar hervorgehoben und die geplanten Maßnahmen zur Behebung dieser Mängel detailliert beschrieben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Bericht den Anforderungen der MaRisk und der internationalen Revisionsstandards (Global Internal Audit Standards) entspricht und gleichzeitig die Erwartungen der Revisionskund:innen erfüllt.
Erwartungen der Stakeholder an den Revisionsbericht
Ein erfolgreicher Prüfungsbericht berücksichtigt die Erwartungen der Stakeholder – insbesondere von Geschäftsleitung und Aufsichtsorgan. Dies kann durch regelmäßige Abfragen und Feedback-Schleifen geschehen.
Zudem hat sich ein pyramidaler Berichtsstil bewährt: Zuerst werden die wichtigsten Ergebnisse präsentiert, gefolgt von wesentlichen Inhalten und zuletzt den Details. Diese Methode stellt sicher, dass der Bericht schnell und effektiv gelesen werden kann, ohne dass wesentliche Informationen verloren gehen.
Berichtsstruktur und Geschäftsanweisung
Die Struktur und Inhalte des Berichts sollten klar in der Geschäftsanweisung der Internen Revision definiert sein. Ein Muster-Prüfungsbericht kann als Anlage dienen, um einen einheitlichen Standard zu gewährleisten. Eine dreiteilige Struktur hat sich als besonders effektiv erwiesen:
Deckblatt mit Daten zum Prüfungsauftrag
Enthält grundlegende Informationen wie Auftragsnummer, Prüfungsgegenstand, Prüfungszeitraum und Prüfungsziel.
Management Summary
Fasst die wichtigsten Feststellungen und Maßnahmen zusammen und gibt eine Gesamteinschätzung des Prüfungsergebnisses.
Einzeldarstellung der Mängel und Maßnahmen
Detaillierte Beschreibung der Feststellungen, deren Bewertung und die geplanten Maßnahmen zur Behebung.
Zusammenspiel von Arbeitspapieren und Prüfungsbericht
Die Arbeitspapiere sind der rote Faden durch die Prüfungsdurchführung und sollten konsequent auf den Prüfungsbericht abgestimmt sein. Sie enthalten alle relevanten Details und ermöglichen eine nachvollziehbare Dokumentation der Prüfungsaktivitäten.
Der Prüfungsbericht selbst sollte sich jedoch auf die Ergebnisse konzentrieren und keine deskriptiven Darstellungen oder chronologische Beschreibungen der Prüfungsdurchführung enthalten. Er ist kein Arbeitsnachweis, sondern ein Mittel zur Kommunikation der wichtigsten Prüfungsergebnisse.
So erstellen Sie einen Revisionsbericht
Formulieren Sie präzise und verständlich
Ein weiterer Schlüssel zur Effizienzsteigerung liegt in der präzisen und verständlichen Formulierung der Feststellungen und Maßnahmen. Es ist wichtig, keine unnötigen Ausführungen oder überflüssigen Details zu inkludieren. Wiederholungen und langatmige Beschreibungen sollten vermieden werden. Jede Feststellung sollte klar und präzise formuliert sein, damit die Adressaten die Relevanz und Dringlichkeit sofort erkennen können.
Game Changer bei der Erstellung von Revisionsberichten
Technische Lösungen nutzen
Die Nutzung einer professionellen Software-Lösung kann den Erstellungsprozess von Prüfungsberichten erheblich vereinfachen und beschleunigen. Eine Revisionssoftware wie ibo QSR bietet umfassende Funktionen zur Steigerung der Effizienz.
Während des gesamten Prüfungsverlaufs werden in ibo QSR verschiedene Felder am Prüfungsauftrag gepflegt: angefangen bei den Planungsdaten im Rahmen der Prüfungsvorbereitung (Risikoorientierung, Prüfungsziel, Prüfungsstrategie) über die Prüfungserkenntnisse im Zuge der Prüfungsdurchführung (Prüfungsfragen, Feststellungen, Maßnahmen) bis hin zu den Ergebnissen im Zusammenhang mit dem Abschluss der Prüfung (Zusammenfassung, Gesamtbeurteilung der Prüfung).
Ihre Vorteile in ibo QSR
Die Integration der kontinuierlichen Pflege der relevanten Datenfelder in ibo QSR in den gesamten Prüfungsprozess ermöglicht es, den Prüfungsbericht am Ende ganz einfach per Auswertung zu erstellen. Die Software fügt die relevanten Datenfelder in ein zuvor (einmalig) definiertes Berichtstemplate ein, wodurch der Prüfungsbericht automatisch generiert wird – quasi eine höchst effiziente Interpretation des sog. „Write-It-At-Once-Ansatzes“. Dies eliminiert die Notwendigkeit, den Bericht nach der Prüfung mühsam von Grund auf zu schreiben und spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass die Berichte konsistent und standardisiert sind.
Wie häufig hat man in der Praxis erlebt, dass die Berichterstellung nach erfolgter Prüfungsdurchführung als halbes literarisches Werk ansteht, das insbesondere dann sehr zeitaufwendig sein kann, wenn dem Berichteschreiber die richtigen Worte fehlen.
Durch die Nutzung von ibo QSR wird die inhaltliche Arbeit für den Prüfungsbericht über den gesamten Prüfungsverlauf verteilt. Dies führt zu einer gleichmäßigeren Arbeitsbelastung und verhindert, dass die Berichterstellung zu einem zeitraubenden und stressigen Prozess wird. Weg von Schreibblockaden – hin zur Berichtserstellung per Mausklick!
Kurz gesagt
- Vermeidung von Schreibblockaden
- Automatisierte Berichtserstellung
- Konsistenz und Standardisierung
- Verteilung der Arbeitslast
- Zeiteffizienz
Revisionsbericht Muster
Fazit: Die Optimierung Ihres Revisionsberichtes lohnt sich!
Ein schlanker und prägnanter Prüfungsbericht ist nicht nur effizienter in der Erstellung, sondern auch effektiver in der Kommunikation der Prüfungsergebnisse.
Durch die enge Orientierung an Mindestanforderungen, die Berücksichtigung der Erwartungen der Stakeholder, eine klar definierte Berichtsstruktur, das Zusammenspiel von Arbeitspapieren und Prüfungsbericht, präzise Formulierungen und den sinnvollen Einsatz technischer Unterstützung (wie ibo QSR) kann die Qualität und Effizienz der Berichterstattung erheblich gesteigert werden.
Schluss mit langen Revisionsberichten – setzen Sie auf Klarheit und Prägnanz!
Zum Autor
Jörg Reizammer ist Bereichsleiter Produktion bei der Evenord-Bank eG-KG.
Als ehemaliger Verbandsprüfer und Revisionsleiter bei der PSD Bank Nürnberg eG hat er die Revisionsberichterstattung über ein Jahrzehnt durch die Revisorenbrille beleuchtet und in ibo QSR selbst begleitet. In seiner neuen Funktion kann er die Thematik so auch aus der Perspektive eines „Revisionskunden“ betrachten.
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